Doanh nghiệp của bạn đã thật sự chuyển đổi số đúng cách chưa?

Tưởng đã số hóa, nhưng chỉ mới “cơ giới hóa” công việc

Nhiều doanh nghiệp hiện nay lầm tưởng rằng việc sử dụng phần mềm kế toán, ứng dụng chấm công, CRM hoặc phần mềm bán hàng riêng lẻ là đã hoàn thành quá trình chuyển đổi số. Nhưng sự thật là họ chỉ đang chuyển từ thao tác giấy bút sang… thao tác chuột tức chuyển đổi công cụ, không đổi tư duy. Ví dụ thực tế là: kế toán vẫn phải nhập tay từ Excel sang phần mềm, nhân sự phải tải báo cáo từ hệ thống A, rồi gửi lại qua email cho phòng B, quản lý cần theo dõi tiến độ thì phải… hỏi từng người hoặc mở từng tab phần mềm riêng biệt.

Tất cả những thao tác đó có thể hiện đại hơn, nhưng bản chất vẫn là làm việc thủ công trên nền tảng điện tử, dữ liệu vẫn rời rạc, quy trình không thay đổi, và việc phối hợp giữa các bộ phận vẫn lệ thuộc vào con người. Đây là “số hóa công cụ”, không phải “chuyển đổi số toàn diện”. Sự khác biệt nằm ở chỗ: chuyển đổi số thật sự không chỉ thay phần mềm, mà là thiết lập lại toàn bộ cách doanh nghiệp hoạt động dựa trên dữ liệu, tự động hóa và hệ thống hóa quy trình.

Và chính tại đây, nhiều doanh nghiệp thất bại trong quá trình “số hóa” doanh nghiệp mà không nhận ra. Họ đầu tư phần mềm, nhưng vẫn phải “chạy Excel”, vẫn giao tiếp qua group Zalo, và vẫn xử lý sự cố bằng cảm tính vì chưa có một nền tảng quản trị số thống nhất và hệ sinh thái số hóa toàn diện như Bizcom đồng hành.

>>> Có thể bạn quan tâm: Bizcom là gì? Vì sao doanh nghiệp Việt nên số hóa với Bizcom?

Dùng nhiều phần mềm rời rạc chỉ khiến doanh nghiệp thêm rối

Một trong những sai lầm phổ biến nhất trong quá trình chuyển đổi số là việc mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng một phần mềm riêng biệt. Kế toán dùng một hệ thống, nhân sự dùng một ứng dụng khác, marketing thì tự xoay sở với nền tảng riêng, còn bộ phận kho vận lại vận hành độc lập bằng công cụ khác. Trên bề mặt, ai cũng có phần mềm để làm việc. Nhưng khi kết hợp lại, doanh nghiệp không có một hệ thống tổng thể.

Vì sao điều này nguy hiểm?

• Dữ liệu bị trùng lặp hoặc sai lệch: Một khách hàng cập nhật thông tin ở bộ phận bán hàng, nhưng kế toán vẫn dùng thông tin cũ vì hệ thống không liên thông. Điều này dẫn đến sai hóa đơn, sai hợp đồng, và mất lòng tin từ phía khách hàng thứ mà một nền tảng số toàn diện như Bizcom Customer (CRM) có thể dễ dàng kiểm soát và khắc phục.
• Nhân viên phải làm đi làm lại một việc: Nhập thông tin khách hàng vào hệ thống A, rồi lại copy sang hệ thống B. Tạo báo cáo ở phần mềm này, rồi tải xuống, gửi qua email để bộ phận khác nhập lại vào hệ thống của họ điều mà Bizcom Workspace với vai trò là nền tảng lưu trữ và cộng tác thông minh hoàn toàn có thể loại bỏ.
• Càng dùng công nghệ, đội ngũ càng mệt mỏi: Thay vì giúp giảm tải, các phần mềm rời rạc lại khiến nhân sự mất thêm thời gian để học, để thao tác, và để… sửa sai cho nhau. Điều doanh nghiệp thực sự cần là một trợ lý thông minh như Bizcom, không phải “thêm phần mềm để xử lý phần mềm”.

>>> Tìm hiểu thêm về: 10 vấn đề doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp phải và cách Bizcom giải quyết chúng (Phần 1)

Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn đang chuyển đổi số sai cách

Một trong những dấu hiệu rõ rệt nhất là việc doanh nghiệp vẫn phải nhập đi nhập lại một thông tin trên nhiều hệ thống khác nhau. Ví dụ, khách hàng đăng ký trên website, nhân viên kinh doanh phải nhập lại vào Excel, sau đó kế toán nhập tiếp vào phần mềm tài chính. Việc lặp lại này không chỉ lãng phí thời gian, mà còn dễ sai lệch và thiếu đồng bộ. Giải pháp là doanh nghiệp cần một nền tảng vận hành thông minh như Bizcom Workspace, nơi toàn bộ dữ liệu chỉ cần nhập một lần, và sau đó được đồng bộ tự động giữa các bộ phận.

Bên cạnh đó, vấn đề giao tiếp nội bộ cũng trở thành một gánh nặng. Khi nhân sự giao tiếp bằng nhiều nền tảng rời rạc như Zalo, Messenger, Facebook, thông tin bị phân tán, trôi mất hoặc không thể truy vết. Điều này khiến việc phối hợp bị gián đoạn. Với Bizcom SmartChat, phần mềm xử lý tin nhắn thông minh, mọi cuộc trò chuyện đều diễn ra trên một nền tảng chung, gắn trực tiếp với từng công việc hoặc khách hàng cụ thể.

Một dấu hiệu khác là quản lý không thể theo dõi tiến độ công việc, KPI hay phê duyệt đơn từ trên một hệ thống duy nhất. Với Bizcom Staff, nền tảng số quản lý nhân sự, mọi hoạt động từ lịch làm việc, KPI, năng suất đến chấm công, lương thưởng đều hiển thị trên một dashboard trực quan.

Không ít doanh nghiệp vẫn lưu trữ tài liệu một cách lộn xộn từ Google Drive, email, USB cá nhân,… Bizcom Documents và Bizcom Contracts là nền tảng số hóa tài liệu và hợp đồng chuyên biệt, giúp quản lý toàn bộ văn bản, theo dõi lịch sử chỉnh sửa, phân quyền và truy xuất dễ dàng.

Cuối cùng, vấn đề lớn nhất không phải là doanh nghiệp không có phần mềm mà là dùng sai cách. Dùng phần mềm để thay con người thao tác, chứ không phải thay đổi tư duy quản trị, chỉ khiến mọi thứ thêm rối. Bizcom giúp doanh nghiệp tạo ra một hệ sinh thái số thống nhất và hiệu quả bằng nền tảng vận hành thông minh.

>>> Tìm hiểu thêm về: Tăng tốc quy trình và giảm thời gian xử lý: Kết hợp Bizcom Contracts cùng với Bizcom SmartChat để duyệt, ký và phản hồi hợp đồng nhanh chóng

Chuyển đổi số sai cách còn nguy hiểm hơn… chưa bắt đầu

Nhiều doanh nghiệp đang nghĩ rằng mình đã chuyển đổi số, nhưng thực tế lại đang gắn thêm nhiều phần mềm rời rạc, tăng khối lượng công việc thủ công, làm mọi thứ trở nên phức tạp hơn. Điều này không chỉ làm chậm tốc độ phát triển, mà còn khiến đội ngũ ngày càng mệt mỏi, quy trình ngày càng rối rắm và dữ liệu ngày càng khó kiểm soát.

Nếu bạn đang bối rối giữa hàng loạt công cụ, không nắm rõ điều gì đang diễn ra trong doanh nghiệp, hoặc không thể đo lường được hiệu quả công việc đó là lúc bạn cần dừng lại, đánh giá lại và chuyển đổi số đúng cách. Bizcom, hệ sinh thái số hóa vận hành toàn diện từ Vietnampedia chính là nền tảng để bạn bắt đầu. Một nền tảng giúp doanh nghiệp kết nối mọi bộ phận, chuẩn hóa quy trình và vận hành trơn tru bằng dữ liệu thật chứ không phải cảm tính.