Doanh nghiệp vừa & nhỏ nên bắt đầu chuyển đổi số từ đâu?

Vì sao doanh nghiệp vừa & nhỏ cần chuyển đổi số?

Chuyển đổi số không chỉ dành cho các tập đoàn lớn. Đối với SME, số hóa giúp giảm thiểu chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả quản lý và gia tăng trải nghiệm khách hàng, đó cũng là ba yếu tố sống còn trong môi trường cạnh tranh hiện nay. Doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình làm việc, lưu trữ dữ liệu khoa học, kết nối nội bộ chặt chẽ và phản hồi thị trường nhanh chóng. Quan trọng hơn, công nghệ không còn quá đắt đỏ nếu doanh nghiệp biết lựa chọn đúng giải pháp.

Những sai lầm phổ biến khi SME bắt đầu chuyển đổi số

Muốn số hóa mọi thứ cùng lúc

Một số doanh nghiệp nóng vội triển khai hàng loạt phần mềm mà không đánh giá kỹ nhu cầu thực tế, dẫn đến quá tải, thiếu nguồn lực vận hành và dễ bỏ dở giữa chừng. Chuyển đổi số nên là hành trình từng bước, theo lộ trình cụ thể.

Chọn công cụ phức tạp hoặc vượt quá nhu cầu

Nhiều SME đầu tư vào những hệ thống lớn, có quá nhiều tính năng mà thực tế không cần thiết. Kết quả là nhân viên cảm thấy rối rắm, ngại sử dụng và hiệu quả không như kỳ vọng.

Không có người phụ trách chuyển đổi

Thiếu một đầu mối theo sát việc triển khai dẫn đến rối quy trình, thiếu đào tạo và không có người xử lý khi có sự cố phát sinh.

Dữ liệu bị phân mảnh vì phần mềm không liên kết

Dùng nhiều phần mềm không tích hợp khiến dữ liệu bị phân mảnh, không đồng bộ giữa các bộ phận, dẫn đến sai sót trong vận hành.

Kết luận: SME nên chọn nền tảng tích hợp toàn diện như Bizcom, dễ triển khai theo từng phần, dễ dùng và có thể mở rộng linh hoạt. Xem thêm chi tiết về Bizcom tại đây

5 bước SME nên bắt đầu khi chuyển đổi số

Bước 1: Xác định “điểm nghẽn” quan trọng nhất trong doanh nghiệp

Trước khi áp dụng công nghệ, cần nhìn nhận rõ ràng vấn đề nội tại. Việc này giúp chọn đúng công cụ, tránh lãng phí nguồn lực.

• Bộ phận kinh doanh không khai thác tốt dữ liệu khách hàng: Cần hệ thống CRM để lưu trữ, phân loại và chăm sóc khách hàng tốt hơn.
• Nhân sự làm sai vì thiếu hướng dẫn: Cần công cụ lưu trữ tài liệu chuẩn hóa để mọi người dễ dàng tham khảo.
• Nội bộ rời rạc, thiếu cập nhật: Cần hệ thống giao tiếp nội bộ như SmartChat để tăng tính kết nối.
• Website sơ sài, không hỗ trợ bán hàng: Cần hệ quản trị nội dung website (SmartCMS) hỗ trợ SEO, tích hợp giỏ hàng hoặc form liên hệ.
  
  

Một điểm khởi đầu đúng giúp SME xử lý nhanh điểm yếu và tạo nền móng vững chắc cho quá trình số hóa tiếp theo.

Bước 2: Chuẩn hóa quy trình cơ bản bằng công cụ phù hợp

Sau khi xác định được điểm nghẽn, doanh nghiệp nên chọn từ 1 đến 2 công cụ cốt lõi để ứng dụng ngay vào quy trình hàng ngày.

Ví dụ:

• SmartCMS: Hỗ trợ tạo website chuyên nghiệp mà không cần kỹ năng lập trình. Giao diện thân thiện giúp nhân sự không chuyên vẫn dễ dàng cập nhật nội dung, tối ưu SEO tốt.
• Bizcom Customer (CRM): Cho phép theo dõi lịch sử khách hàng, phân nhóm theo hành vi, tự động nhắc nhở chăm sóc định kỳ.
• Bizcom Staff: Quản lý nhân sự tập trung – từ chấm công, tính lương, đến theo dõi KPI hàng tháng.
• Bizcom Contracts: Lưu trữ hợp đồng điện tử, gửi nhắc hạn thanh toán tự động, giảm rủi ro quên gia hạn.

Quan trọng là chọn công cụ phù hợp với thực tế vận hành, không bị cuốn theo trào lưu công nghệ mà thiếu tính thực tiễn.

Bước 3: Đào tạo đội ngũ và triển khai thử nghiệm quy trình thực tế

Chuyển đổi số thành công phụ thuộc rất nhiều vào con người – nếu nhân sự không hiểu và không dùng, phần mềm tốt mấy cũng vô dụng.

Chỉ định người phụ trách chuyển đổi số nội bộ:
Người này đóng vai trò kết nối giữa nhà cung cấp giải pháp và nội bộ công ty, theo sát tiến độ triển khai và phản hồi từ người dùng. Lý tưởng nhất là quản lý cấp trung am hiểu vận hành, có uy tín trong nội bộ và sẵn sàng học hỏi công nghệ.

Xây dựng và thử nghiệm quy trình mẫu:
Chọn một quy trình quen thuộc, như: tiếp nhận khách hàng → nhập thông tin vào CRM → gửi báo giá → ký hợp đồng → giao hàng. Thử nghiệm với một nhóm nhỏ để đánh giá hiệu quả trước khi nhân rộng.

Tổ chức đào tạo thực hành:
Thay vì lý thuyết khô khan, hãy tạo môi trường mô phỏng tình huống thực tế để nhân viên được “thử tay” và đặt câu hỏi. Buổi đào tạo nên có phần hướng dẫn chi tiết từng bước thao tác, xử lý tình huống cụ thể và ghi nhận phản hồi để cải tiến.

Mục tiêu là giúp nhân viên hiểu vì sao phải thay đổi, thay vì bị ép buộc sử dụng phần mềm mới.

Bước 4: Theo dõi hiệu quả và tối ưu liên tục

Không nên chờ đến khi triển khai toàn bộ mới đánh giá hiệu quả. Ngay từ những bước đầu, doanh nghiệp nên theo dõi các chỉ số như:

• Thời gian xử lý công việc rút ngắn bao nhiêu?
  
  
• Số lượng khách hàng hài lòng hoặc phản hồi tích cực?
  
  
• Mức độ phối hợp nội bộ trước – sau triển khai?
  
  
• Nhân viên cảm thấy công việc dễ hơn hay nặng nề hơn?
  
  

Bizcom cung cấp hệ thống báo cáo trực quan, theo dõi theo thời gian thực giúp người quản lý dễ dàng điều chỉnh chiến lược triển khai.

Bước 5: Tích hợp mở rộng hệ sinh thái số hóa

Khi doanh nghiệp đã quen với những công cụ cơ bản, có thể bắt đầu mở rộng theo nhu cầu phát triển:

• Tích hợp CRM với Marketing: Giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng tự động qua email, chatbot, SMS.
• Kết nối hợp đồng với tài chính, công nợ: Giúp theo dõi dòng tiền, cảnh báo nợ xấu, lập kế hoạch tài chính chính xác.
• Triển khai automation: Giảm thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian xử lý công việc lặp lại.

Bizcom có khả năng mở rộng linh hoạt, đảm bảo doanh nghiệp không cần thay đổi nền tảng ban đầu khi phát triển về quy mô.

Gợi ý lộ trình số hóa theo cấp độ doanh nghiệp

Chiến lược đúng là bắt đầu nhỏ, tối ưu và rồi mở rộng. Bizcom được thiết kế để đồng hành từ lúc bạn chỉ có 5 nhân viên, đến khi bạn phát triển lên 500.

Tổng kết

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần một cuộc cách mạng số toàn diện. Với SME, chuyển đổi số nên là hành trình từng bước, bắt đầu từ vấn đề thật sự cần giải quyết, chọn công cụ phù hợp, đào tạo đội ngũ bài bản và cải tiến liên tục.

Nhờ hệ sinh thái tích hợp, dễ dùng và có thể mở rộng theo thời gian như Bizcom, mọi SME đều có thể khởi đầu quá trình số hóa một cách nhẹ nhàng và hiệu quả, tạo nền móng vững chắc cho tăng trưởng bền vững trong tương lai.