Tăng tốc quy trình và giảm thời gian xử lý: Kết hợp Bizcom Contracts cùng với Bizcom SmartChat để duyệt, ký và phản hồi hợp đồng nhanh chóng

Bizcom Contracts và Bizcom SmartChat đơn giản hoá quy trình ký hợp đồng

Trong rất nhiều doanh nghiệp hiện nay, quy trình ký hợp đồng vẫn diễn ra theo cách thủ công, tốn thời gian và dễ sai sót. Mỗi lần cần ký một hợp đồng, quy trình thường bắt đầu bằng việc tải file từ email, chỉnh sửa nội dung, in ra giấy, mang đi xin chữ ký, rồi lại scan để gửi lại… Và đôi khi, chỉ vì một chữ ký bị chậm, toàn bộ kế hoạch kinh doanh hoặc cam kết với đối tác bị trì hoãn.

Hệ quả là gì? Là mất thời gian, chồng chéo trách nhiệm, thiếu minh bạch và đặc biệt mất cơ hội. Trong khi bạn còn đang chờ giám đốc “duyệt ký”, khách hàng đã tìm đến đối thủ. Trong khi bạn đang xử lý hồ sơ giấy tờ, đội sale bị chững lại vì không thể chốt đơn, còn kế toán thì không thể xuất hóa đơn kịp thời.

Ở thời điểm mà tốc độ chính là lợi thế cạnh tranh, doanh nghiệp không thể tiếp tục để một hợp đồng giấy làm chậm lại toàn bộ vận hành.

Và đó chính là lúc sự kết hợp giữa Bizcom Contracts và Bizcom SmartChat phát huy sức mạnh. Thay vì xử lý qua 5 bước với 5 người và 3 công cụ khác nhau, giờ đây, toàn bộ quy trình khởi tạo đến chỉnh sửa, sau đó duyệt và ký, cuối cùng là lưu trữ có thể được thực hiện ngay trong một luồng giao tiếp mượt mà.

Bạn có thể tạo hợp đồng mới trong Bizcom Contracts, gắn trực tiếp vào đoạn hội thoại trên Bizcom SmartChat để thảo luận, cập nhật, xin duyệt. Người quản lý có thể nhận thông báo, đọc, ký điện tử và phản hồi ngay mọi thao tác chỉ gói gọn trong một giao diện quen thuộc như đang trò chuyện.

Không chỉ rút ngắn quy trình từ vài ngày xuống vài giờ, sự kết hợp này còn giúp doanh nghiệp:

• Loại bỏ hoàn toàn sai lệch do xử lý thủ công
• Tránh trôi việc vì thông tin bị chia nhỏ qua nhiều kênh
• Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, chuyển phát
• Tăng khả năng kiểm soát tiến độ – người nào đang xử lý, đến bước nào – đều hiển thị rõ

Với Bizcom Contracts và Bizcom SmartChat, hợp đồng không còn là một “văn bản cứng nhắc” mà trở thành một phần sống động trong dòng vận hành số hóa, có thể theo dõi, phản hồi và hành động ngay lập tức.

Bizcom Contracts xử lý tài liệu và Bizcom SmartChat xử lý con người

Một trong những vấn đề lớn của doanh nghiệp khi quản lý hợp đồng chính là khoảng cách giữa tài liệu và con người. Hợp đồng có thể được tạo ra bằng phần mềm hiện đại, nhưng việc duyệt, chỉnh sửa hay ký kết lại phụ thuộc vào chuỗi email, file đính kèm và những đoạn hội thoại rời rạc. Điều này khiến quy trình dễ gián đoạn, thông tin thất lạc và tiến độ bị kéo dài.

Sự kết hợp giữa Bizcom Contracts và Bizcom SmartChat giúp xóa bỏ hoàn toàn sự rời rạc ấy. Bizcom Contracts là nền tảng số hóa toàn bộ hợp đồng, từ khởi tạo, phê duyệt, ký điện tử, lưu trữ cho đến nhắc hạn tự động. Tuy nhiên, thay vì phải tải về, gửi qua email và chờ đợi từng phản hồi thủ công, bạn có thể xử lý hợp đồng ngay trong không gian trò chuyện quen thuộc với Bizcom SmartChat.

Khi một hợp đồng cần duyệt, người phụ trách sẽ nhận thông báo tức thì trong giao diện chat, có thể mở xem nội dung, yêu cầu chỉnh sửa hoặc ký trực tiếp ngay trên hệ thống. Mọi thao tác đều diễn ra trong cùng một dòng hội thoại, gắn liền với hợp đồng cụ thể, giúp đảm bảo tính liên tục, minh bạch và không bỏ sót thông tin.

Cần thảo luận nhanh với bộ phận kế toán trước khi duyệt chi? Bạn chỉ cần nhắn trong luồng chat đã gắn hợp đồng, và toàn bộ thành viên liên quan sẽ được cập nhật tức thì. Không cần đính kèm file, không phải lục lại email cũ, và hoàn toàn không có tình trạng “chưa thấy ai gửi gì”.

Với sự kết nối này, hợp đồng không còn là một tệp tài liệu khô khan nằm trong ổ cứng mà trở thành một phần sống động trong dòng vận hành số, được thảo luận, xử lý và hoàn tất ngay trong nhịp làm việc thực tế của doanh nghiệp.

>>> Có thể bạn quan tâm: Doanh nghiệp vừa & nhỏ nên bắt đầu chuyển đổi số từ đâu?

Bizcom Contracts và Bizcom SmartChat mang đến tốc độ xử lý nhanh hơn và rủi ro sai sót thấp hơn

Khi quy trình ký hợp đồng được số hóa hoàn toàn và kết nối chặt chẽ với giao tiếp nội bộ, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm đáng kể các rủi ro thường thấy trong xử lý văn bản.

Với sự kết hợp giữa Bizcom Contracts và Bizcom SmartChat, toàn bộ vòng đời hợp đồng từ khởi tạo, chỉnh sửa, duyệt, ký đến lưu trữ được tổ chức khoa học và minh bạch. Mỗi hành động đều được gắn với danh tính người thực hiện, thời gian, trạng thái cập nhật theo thời gian thực. Bạn không cần hỏi “đã ký chưa?”, “file ở đâu?”, hay “ai duyệt phần này?” Mọi thứ đều có nhật ký ghi nhận và trạng thái hiển thị rõ ràng.

Bất cứ khi nào có hạn ký, hạn thanh toán hoặc cần gia hạn hợp đồng, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến người phụ trách đảm bảo không có việc gì bị trễ hạn, không cần nhắc bằng lời hay... nhắn lại nhiều lần.

Điểm đặc biệt là mọi trao đổi xung quanh hợp đồng đều có thể diễn ra ngay trong Bizcom SmartChat. Không cần gửi email, không cần tạo group chat mới bạn vừa trò chuyện, vừa xử lý hợp đồng, vừa ra quyết định tất cả nằm trong một không gian thống nhất, liền mạch và truy vết dễ dàng.

Sự gắn kết này không chỉ giúp các nhóm phối hợp mượt mà hơn mà còn tăng tính trách nhiệm, vì mọi hành động đều được ghi lại và hiển thị trong cùng một ngữ cảnh. Điều này cực kỳ hữu ích cho việc đối soát công việc, đánh giá năng suất hoặc phân tích nguyên nhân khi có vấn đề phát sinh.

Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian xử lý hợp đồng từ vài ngày xuống chỉ còn vài giờ, giảm đến 50% thời gian vận hành, đồng thời nâng cao tính minh bạch, giảm thiểu sai sót và xây dựng một hệ thống làm việc chủ động, nhanh nhạy và rõ ràng.

>>> Có thể bạn quan tâm: Chăm Sóc Khách Hàng Chưa Bao Giờ Dễ Đến Thế Với Bizcom SmartChat và Bizcom Customer

Bizcom Contracts và Bizcom SmartChat cặp đôi tối ưu hóa quy trình ký kết cho doanh nghiệp hiện đại

Trong một môi trường kinh doanh mà tốc độ là lợi thế, sự minh bạch là yêu cầu và trải nghiệm liền mạch là tiêu chuẩn mới, doanh nghiệp không thể để quy trình hợp đồng trở thành điểm nghẽn vận hành.

Khi Bizcom Contracts đảm nhận việc số hóa hợp đồng từ khởi tạo, duyệt, ký đến lưu trữ thì Bizcom SmartChat chính là kênh giao tiếp chiến lược giúp mọi thông tin, thảo luận và phê duyệt diễn ra mượt mà trong thời gian thực.

Sự kết hợp này không chỉ rút ngắn thời gian xử lý từ vài ngày xuống vài giờ, mà còn xóa bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công chồng chéo, loại bỏ nguy cơ thất lạc thông tin, và tăng tính minh bạch trong toàn bộ luồng phê duyệt.

Quan trọng hơn, đây không chỉ là một giải pháp kỹ thuật mà là một tư duy vận hành mới: chủ động hơn, nhanh hơn và có khả năng mở rộng theo quy mô doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm cách tăng tốc quy trình ra quyết định, kiểm soát rủi ro và tạo ra trải nghiệm hợp tác chuyên nghiệp hơn Bizcom Contracts và Bizcom SmartChat chính là bước đi chiến lược mà doanh nghiệp của bạn cần triển khai từ hôm nay.