Hợp đồng giấy nhiều rủi ro đã đến lúc chuyển sang Bizcom Contracts.

Hợp đồng giấy, lưu trữ thủ công: Cái bẫy âm thầm với doanh nghiệp

Trong mỗi giao dịch, hợp đồng là “lời cam kết” mang giá trị pháp lý và tài chính rõ ràng. Nhưng thực tế, ở không ít doanh nghiệp hiện nay, việc quản lý hợp đồng vẫn dừng lại ở mức cất giữ thủ công: tập hồ sơ dày cộm, lưu trữ rời rạc, thiếu liên kết với các bộ phận vận hành, mất thời gian tra cứu, khó kiểm soát trạng thái hay tiến độ thực hiện.

Hệ quả là hàng loạt rủi ro âm thầm xuất hiện: hợp đồng bị thất lạc, hết hiệu lực nhưng không được gia hạn, không kiểm soát được thanh toán, dễ phát sinh tranh chấp, ảnh hưởng đến quyền lợi và uy tín doanh nghiệp. Thậm chí, chỉ một hợp đồng bị xử lý sai cũng có thể gây thiệt hại hàng trăm triệu đồng.

Vậy tại sao không chọn một hướng đi thông minh hơn?

Giải pháp số hóa hợp đồng bằng nền tảng Bizcom Contracts đang là xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp hiện đại. Không chỉ đơn thuần là phần mềm lưu trữ, Bizcom Contracts là một nền tảng quản lý hợp đồng thông minh giúp doanh nghiệp:

• Theo dõi vòng đời hợp đồng từ soạn thảo, phê duyệt, ký kết đến thanh lý
• Tự động nhắc hạn thanh toán, gia hạn, tái ký, cảnh báo rủi ro
• Tích hợp đồng bộ với kế toán, pháp chế, bán hàng, nhân sự…
• Tra cứu tức thời mọi điều khoản, trạng thái và lịch sử xử lý
• Bảo mật dữ liệu và lưu trữ chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế

Khi chuyển đổi từ cách lưu trữ thủ công sang quản lý hợp đồng bằng nền tảng số hóa thông minh, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu sai sót và rủi ro, mà còn nâng cao tính minh bạch, tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu suất toàn bộ quy trình.

Số hóa hợp đồng không còn là lựa chọn, đó là yêu cầu bắt buộc để phát triển bền vững trong kỷ nguyên số. Và Bizcom Contracts chính là nền tảng giúp doanh nghiệp bạn đi nhanh, đi đúng và đi xa hơn.

>>> Tìm hiểu thêm về: Bizcom - Nền tảng giúp doanh nghiệp Việt tồn tại, thích nghi và bứt phá trong thời đại số

Số hóa hợp đồng giúp quản trị minh bạch và linh hoạt

Thay vì tiếp tục “chôn” các hợp đồng quan trọng trong những tủ hồ sơ đầy bụi, nhiều doanh nghiệp đã chủ động chuyển mình, ứng dụng nền tảng hợp đồng số thông minh Bizcom Contracts để kiểm soát toàn bộ vòng đời hợp đồng một cách bài bản và khoa học.

Điểm khác biệt lớn nhất của Bizcom Contracts không chỉ nằm ở việc số hóa tài liệu, mà ở cách nền tảng này giúp tự động hóa toàn bộ quy trình quản trị hợp đồng từ soạn thảo, duyệt nội dung, ký số cho đến theo dõi hiệu lực theo thời gian thực. Mọi tài liệu đều được quản lý tập trung, dễ dàng phân quyền, tra cứu và đối chiếu chỉ trong vài giây.

Bizcom Contracts cũng hỗ trợ liên thông dữ liệu giữa các phòng ban, đảm bảo mọi cập nhật đều nhất quán và không xảy ra sai lệch. Nhờ khả năng tự động cảnh báo các mốc quan trọng như gia hạn, thanh toán, hay sắp hết hiệu lực, doanh nghiệp có thể chủ động xử lý và giảm thiểu rủi ro mất quyền lợi hoặc vi phạm điều khoản hợp đồng.

Quan trọng hơn, toàn bộ quá trình làm việc với hợp đồng đều được ghi nhận và truy xuất dễ dàng, giúp doanh nghiệp gia tăng tính minh bạch trong quản trị, sẵn sàng khi cần giải trình, kiểm toán hoặc đối chiếu pháp lý.

Với Bizcom Contracts, quản lý hợp đồng không còn là gánh nặng hành chính, mà trở thành một phần của chiến lược vận hành hiện đại và linh hoạt, phù hợp với tiêu chuẩn quản trị doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Số hóa hợp đồng không phải chuyện của “doanh nghiệp lớn” mà là nền tảng để doanh nghiệp lớn mạnh

Một trong những ngộ nhận phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ chần chừ trong việc số hóa, đó là suy nghĩ: “Doanh nghiệp mình còn nhỏ, chưa cần thiết phải làm bài bản”. Tuy nhiên, trên thực tế, quản trị hiệu quả không phụ thuộc vào quy mô hiện tại, mà là tiền đề để doanh nghiệp có thể phát triển bền vững trong tương lai.

Hợp đồng không chỉ là giấy tờ pháp lý. Nó là ràng buộc tài chính, là quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Và càng ở giai đoạn đầu phát triển, việc chuẩn hóa quy trình hợp đồng, tránh thất lạc, sai sót hay phụ thuộc vào cá nhân càng đóng vai trò sống còn.

>>> Tìm hiểu thêm về: Doanh nghiệp vừa & nhỏ nên bắt đầu chuyển đổi số từ đâu?

Sở hữu một nền tảng như Bizcom Contracts từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp:

• Xây dựng được hệ thống dữ liệu hợp đồng tập trung, minh bạch;
• Rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ nhờ quy trình tự động hóa;
• Hạn chế rủi ro pháp lý nhờ theo dõi điều khoản và hiệu lực chính xác;
• Tạo nền móng cho việc mở rộng quy mô mà không bị “kẹt” ở các nút thắt vận hành.

Trong bối cảnh môi trường pháp lý, kế toán, thuế, tài chính ngày càng siết chặt, một sai sót nhỏ có thể dẫn đến những thiệt hại lớn, từ tiền bạc đến uy tín. Việc đầu tư vào nền tảng quản lý hợp đồng không phải là “chi phí”, mà là bước đi chiến lược để doanh nghiệp phát triển có kiểm soát và bền vững.

Doanh nghiệp thông minh chọn Bizcom Contracts để tăng tốc và kiểm soát

Không đơn thuần là một phần mềm lưu trữ, Bizcom Contracts là trợ lý pháp lý số hóa, giúp doanh nghiệp quản lý hợp đồng một cách toàn diện, minh bạch và chủ động.

Trên một nền tảng duy nhất ALL-ION-ONE, doanh nghiệp có thể:

• Tạo, duyệt, ký và lưu trữ hợp đồng một cách tự động và an toàn;
• Theo dõi trạng thái hợp đồng theo thời gian thực, kiểm soát các mốc thanh toán, gia hạn, điều khoản ràng buộc;
• Kết nối trực tiếp với các hệ thống bán hàng, tài chính, nhân sự để đồng bộ dữ liệu, tránh sai lệch và tiết kiệm thời gian xử lý;
• Mở rộng quy mô vận hành mà không bị “kẹt” trong đống hồ sơ giấy tờ hay phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân.

Trong thời đại chuyển đổi số, hợp đồng không còn là “việc sau cùng”, mà phải trở thành dữ liệu trung tâm để vận hành hiệu quả. Những doanh nghiệp kiểm soát tốt hợp đồng cũng là những doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, quản trị rủi ro tốt hơn và phát triển bền vững hơn.

Đừng đợi đến khi rắc rối pháp lý, thất thoát tài chính hay sai sót xảy ra mới nghĩ đến số hóa hợp đồng.
Hãy bắt đầu từ hôm nay với Bizcom Contracts, nền tảng hợp đồng số thông minh do Vietnampedia phát triển, được thiết kế phù hợp với mọi quy mô và lĩnh vực doanh nghiệp Việt.