Trung tâm đào tạo mở rộng, vận hành vẫn chậm Bizcom Customer và Bizcom SmartChat là chìa khóa

Ghi lại toàn bộ hành trình học viên không bỏ sót

Nhiều trung tâm giáo dục hiện nay gặp khó khăn vì thông tin học viên nằm rải rác ở nhiều nơi: file Excel, nhóm Zalo, tin nhắn cá nhân, phần mềm kế toán… Điều này khiến việc theo dõi hành trình học bị đứt quãng, nhân viên không nắm được dữ liệu khi tư vấn, dễ gây ra trải nghiệm rời rạc cho học viên.

Với Bizcom Customer, mỗi học viên được số hóa hồ sơ học viên đầy đủ và đồng nhất trên một nền tảng duy nhất ALL-IN-ONE. Từ thông tin cá nhân, khóa học đã đăng ký, tiến độ học tập, phản hồi từng buổi học, lịch sử tương tác, tình trạng thanh toán… đều được ghi lại theo thời gian thực. Khi học viên quay lại dù sau vài ngày hay vài tháng tư vấn viên vẫn có thể tra cứu nhanh toàn bộ lịch sử, nắm được nhu cầu và trạng thái cụ thể.

Đặc biệt, dữ liệu này còn giúp trung tâm phát hiện sớm các dấu hiệu rời rạc như: học viên bỏ buổi, phản hồi tiêu cực, thanh toán chậm,… để có hướng xử lý kịp thời. Đây chính là nền tảng thông minh để xây dựng trải nghiệm học tập liền mạch, nâng cao sự hài lòng và giữ chân học viên hiệu quả hơn.

>>> Tìm hiểu thêm về: Bizcom - Nền tảng giúp doanh nghiệp Việt tồn tại, thích nghi và bứt phá trong thời đại số

Tự động nhắc lịch, không để học viên quên

Một trong những nguyên nhân khiến học viên bỏ lỡ buổi học không phải do lười, mà là… quên. Thực tế, khi trung tâm chỉ nhắc thủ công bằng gọi điện hoặc nhắn Zalo rời rạc, khả năng bỏ sót, gửi sai người hoặc trễ thời gian là rất cao đặc biệt khi số lượng lớp và học viên ngày càng nhiều.

Với Bizcom SmartChat, trung tâm dễ dàng thiết lập tin nhắn tự động theo từng mốc thời gian và đối tượng học viên. Trước mỗi buổi học, hệ thống sẽ gửi tin nhắc học đúng giờ qua kênh phù hợp như Zalo OA, SMS, hoặc Facebook Messenger. Ngoài ra, bạn còn có thể tùy chỉnh để tự động gửi nội dung bài học, bài tập về nhà, hoặc khảo sát chất lượng lớp học sau mỗi buổi.

Tất cả đều được quản lý trên một giao diện thống nhất, dễ theo dõi và kiểm soát. Nhờ đó, trung tâm giảm thiểu tình trạng học viên nghỉ buổi không lý do, nâng cao tỷ lệ đi học đúng giờ và đồng thời xây dựng cảm nhận rằng “trung tâm luôn sát sao và chuyên nghiệp” trong mắt người học.

Quản lý lịch dạy tránh trùng lịch, bàn giao rõ ràng

Với các trung tâm quy mô lớn hoặc đang mở rộng, việc giảng viên dạy nhiều lớp, xoay ca, hoặc di chuyển giữa các cơ sở là điều không tránh khỏi. Nhưng nếu lịch dạy chỉ được sắp xếp thủ công bằng Excel hoặc trao đổi miệng, rủi ro chồng lịch, nhầm phòng, hay giảng viên vắng không ai xử lý là điều hoàn toàn có thể xảy ra ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng giảng dạy và trải nghiệm học viên.

Bizcom Customer tích hợp chặt chẽ với hệ thống lịch dạy, danh sách giảng viên và phòng học, cho phép trung tâm tạo và điều phối lịch tự động. Mỗi ca dạy đều được gán với người phụ trách cụ thể, phòng học rõ ràng và được hiển thị trực quan theo ngày, tuần, tháng. Khi có thay đổi, hệ thống gửi thông báo ngay lập tức đến giảng viên, học viên và bộ phận hỗ trợ liên quan.

Kết quả là:

• Giảng viên không bị nhầm lịch hay trễ giờ
• Đội ngũ vận hành không còn phải gọi nhắc nhở từng người
• Học viên an tâm vì lịch học luôn chính xác và minh bạch

Tất cả được vận hành trơn tru như một bộ máy chuyên nghiệp không còn cảnh "giờ này ai dạy?", "lớp này học ở đâu?", hay "phòng đã bị trùng lịch rồi!".

>>> Tìm hiểu thêm về: Tư vấn pháp lý – Tại sao phải số hóa hợp đồng ngay từ bây giờ với Bizcom?

Đồng bộ nội dung đào tạo đảm bảo chất lượng xuyên suốt

Một trong những thách thức lớn nhất khi mở rộng trung tâm là làm sao giữ chất lượng đào tạo nhất quán, dù giảng viên khác nhau, địa điểm khác nhau hay hình thức học online và offline đan xen. Nhiều nơi đầu tư làm giáo trình số, nhưng cuối cùng vẫn lộn xộn: giảng viên dùng bản cũ, người gửi tài liệu riêng qua Zalo, học viên thì “không biết lấy bài ở đâu”.

Với Bizcom Customer, tất cả giáo trình, slide, video, bài giảng hay tài liệu kèm theo được lưu trữ tập trung trên hệ thống. Giảng viên chỉ cần đăng nhập là có thể sử dụng phiên bản mới nhất, học viên cũng xem được tài liệu ngay sau buổi học, không lo sót bài hay học lệch nội dung.

Việc phân phối giáo trình theo từng lớp học, từng môn, từng khóa cũng được tự động hóa. Không còn việc phải gửi thủ công, kiểm tra từng file, hay sợ người này dạy sai vì dùng bản lỗi thời.

Kết quả:

• Chất lượng giảng dạy nhất quán giữa các lớp và cơ sở
• Giảng viên không mất thời gian chuẩn bị rời rạc
• Học viên được học đúng, đủ và đồng bộ

Một trung tâm chuyên nghiệp là trung tâm kiểm soát được kiến thức học viên đang tiếp cận và Bizcom giúp bạn làm điều đó dễ dàng.

Báo cáo hiệu quả nhanh từ tăng trưởng đến duy trì học viên

Ở nhiều trung tâm, việc nắm bắt tình hình tuyển sinh hay duy trì học viên thường bị chậm trễ. Báo cáo phải đợi cuối tháng, dữ liệu phân tán, khó phân tích đến khi phát hiện vấn đề thì đã quá muộn để xử lý.

Với Bizcom Customer, mọi dữ liệu vận hành đều được ghi nhận tức thì và hiển thị trên báo cáo theo thời gian thực:

• Bao nhiêu học viên mới đăng ký trong tuần?
• Tỉ lệ hoàn tất khóa học hiện bao nhiêu phần trăm?
• Học viên có quay lại đăng ký khóa tiếp theo không?
• Bao nhiêu tin nhắn nhắc lịch đã được mở và phản hồi?

Tất cả đều được trực quan hóa qua biểu đồ, bảng thống kê và báo cáo tự động. Giám đốc trung tâm hay quản lý từng chi nhánh có thể nhanh chóng nhìn ra điểm mạnh, điểm yếu, biết lớp nào đang vận hành hiệu quả, cơ sở nào cần hỗ trợ thêm, giảng viên nào giữ chân học viên tốt.

Không cần chờ, không cần đoán. Bizcom giúp trung tâm phản ứng nhanh hơn, điều chỉnh chính xác hơn và tăng trưởng bền vững hơn.

>>> Tìm hiểu thêm về: Doanh nghiệp của bạn đã thật sự chuyển đổi số đúng cách chưa?

Từ vận hành rời rạc đến hệ thống bài bản, tương lai đào tạo bắt đầu từ hôm nay

Vận hành trung tâm chuyên nghiệp không chỉ là tăng số lớp, cũng không đơn giản là thêm nhân sự. Đó là sự kiểm soát toàn trình từ đăng ký học, theo dõi tiến độ, chăm sóc học viên cho đến tái đăng ký. Và để làm được điều đó, trung tâm không thể tiếp tục phụ thuộc vào Excel thủ công, công cụ rời rạc hay nhóm chat nội bộ.

Đã đến lúc chuyển mình với hệ sinh thái Bizcom do Vietnampedia phát triển, nơi bạn có thể:

• Số hóa toàn diện từ tuyển sinh, đào tạo, chăm sóc đến tái ghi danh
• Cá nhân hóa trải nghiệm học viên, nâng cao sự hài lòng và gắn bó
• Tối ưu vận hành nội bộ để mở rộng quy mô mà không tăng áp lực
• Tạo hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt học viên, nhà đầu tư và đội ngũ

Bizcom Customer và Bizcom SmartChat không chỉ là công cụ quản lý mà là nền tảng số hoá vững chắc giúp trung tâm của bạn chuyển mình, phát triển và bứt phá trong thị trường đào tạo đang ngày càng cạnh tranh.