Rối rắm hợp đồng – Bizcom Contracts giúp doanh nghiệp duyệt, ký và lưu trữ minh bạch, nhanh chóng

Quản lý hợp đồng thông minh giúp doanh nghiệp chấm dứt quy trình ký hợp đồng rối rắm, lỗi thời

Trong rất nhiều doanh nghiệp hiện nay, quy trình xử lý hợp đồng vẫn còn mang tính thủ công và rời rạc. Mỗi hợp đồng được soạn thảo trên Word, gửi qua email để chỉnh sửa, rồi phải in ra để ký tay, sau đó lại scan lại để lưu trữ. Chỉ riêng một thao tác chỉnh sửa nhỏ cũng có thể dẫn đến việc phải làm lại toàn bộ quy trình. Điều này không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn tiềm ẩn vô vàn rủi ro: sai sót nội dung, nhầm lẫn phiên bản, thất lạc thông tin, hay trễ hạn ký do vướng quy trình nội bộ phức tạp. Chưa kể, việc mỗi bộ phận lưu trữ một cách khác nhau người dùng ổ cứng cá nhân, người dùng email, người thì đưa lên Drive khiến doanh nghiệp mất kiểm soát hoàn toàn trong quá trình truy xuất, rà soát hay tổng hợp thông tin khi cần.

Bizcom Contracts thuộc hệ sinh thái Bizcom ra đời để thay thế toàn bộ chuỗi xử lý lỗi thời đó bằng một nền tảng số hóa toàn diện. Từ việc khởi tạo hợp đồng mẫu, cập nhật nội dung, phân quyền phê duyệt, ký điện tử đến lưu trữ bảo mật, tất cả được gói gọn trong một nền tảng duy nhất ALL-IN-ONE, dễ sử dụng và hoàn toàn minh bạch.

Với Bizcom Contracts giống như là hệ thống quản lý hợp đồng thông minh, doanh nghiệp không còn phải lo lắng về việc gửi nhầm file, quên ký, hay không biết hợp đồng đang nằm ở đâu trong quy trình. Mọi thao tác đều được ghi lại đầy đủ, có nhật ký xử lý theo thời gian thực, giúp nhà quản lý nắm được toàn bộ vòng đời hợp đồng từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc, gia hạn hoặc thanh lý. Đây không chỉ là một công cụ quản lý hợp đồng, mà là một giải pháp chiến lược để doanh nghiệp hiện đại hóa vận hành, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tăng tốc ra quyết định. Nếu bạn đang muốn xây dựng một quy trình xử lý hợp đồng thông minh, đơn giản, dễ truy vết và hiệu quả hơn Bizcom Contracts chính là câu trả lời.

>>> Có thể bạn quan tâm: Bizcom là gì? Vì sao doanh nghiệp Việt nên số hóa với Bizcom?

Bizcom Contracts giúp duyệt và ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi, không còn phụ thuộc vào email và giấy tờ

Trong nhiều doanh nghiệp, việc xử lý hợp đồng vẫn là chuỗi thao tác cồng kềnh: từ gửi file qua email, chờ phản hồi từng bước, rồi in ra ký tay, scan lại, và lưu trữ rời rạc. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn khiến quy trình bị ngắt quãng, dễ sai sót và thiếu minh bạch.

Với Bizcom Contracts, toàn bộ quá trình này được số hóa và tinh gọn. Người tạo hợp đồng có thể dễ dàng khởi tạo tài liệu, chỉ định người phụ trách từng bước phê duyệt. Hệ thống quản lý hợp đồng thông minh sẽ tự động gửi thông báo đến đúng người, đúng thời điểm khi cần kiểm tra, chỉnh sửa hoặc ký.

Điểm nổi bật là khả năng ký điện tử mọi lúc, kể cả khi không có mặt tại văn phòng. Lãnh đạo có thể duyệt và ký hợp đồng ngay trên điện thoại hay laptop khi đang đi công tác mà không cần phụ thuộc vào giấy tờ in ấn hay gửi chuyển phát nhanh. Mọi thao tác từ khởi tạo, chỉnh sửa, duyệt đến ký đều được hệ thống lưu lại dưới dạng nhật ký chi tiết, giúp kiểm tra và đối chiếu dễ dàng. Đây như là một trợ lý ảo thông minh hỗ trợ các doanh nghiệp có quy trình nhiều tầng phê duyệt hoặc yêu cầu tính pháp lý cao.

>>> Tìm hiểu thêm về Bizcom Contracts: Bizcom Contracts – Quản Lý Hợp Đồng Không Còn Là Nỗi Lo Của Doanh Nghiệp

Giao tiếp mượt mà, phối hợp liền mạch nhờ tích hợp giữa Bizcom Contracts và Bizcom SmartChat

Một trong những rào cản lớn khi xử lý hợp đồng là giao tiếp nội bộ bị phân tán. Bộ phận kinh doanh cần hỏi lại pháp lý, pháp lý muốn xác nhận lại với kế toán, nhưng toàn bộ trao đổi lại diễn ra qua các công cụ rời rạc như Zalo, Messenger, email,… Điều này dẫn đến mất dấu vết trao đổi, sai lệch thông tin hoặc không kiểm soát được tiến độ.

Bizcom Contracts tích hợp trực tiếp với hệ thống giao tiếp thông minh Bizcom SmartChat, tạo nên một quy trình xử lý hợp đồng liền mạch từ hội thoại đến hành động. Khi có hợp đồng mới, người phụ trách sẽ nhận thông báo trong giao diện chat, có thể đặt câu hỏi, phản hồi hoặc yêu cầu điều chỉnh ngay tại đó. Các trao đổi không chỉ là “tin nhắn rời rạc”, mà được gắn trực tiếp vào từng hợp đồng cụ thể. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa phản hồi nhanh, vừa đảm bảo tính minh bạch và truy xuất cao.

Không dừng lại ở đó, Bizcom Contracts còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ hợp đồng: từ khởi tạo, ký kết, theo dõi thời hạn đến gia hạn và kết thúc. Hệ thống sẽ tự động nhắc lịch thanh toán, cảnh báo khi hợp đồng sắp hết hiệu lực và đề xuất các bước xử lý tiếp theo. Mọi dữ liệu được lưu trữ tập trung với khả năng phân quyền rõ ràng, dễ thống kê, dễ tìm kiếm và đặc biệt an toàn.

>>> Tìm hiểu thêm về Bizcom SmartChat: Bizcom SmartChat – Giao tiếp thông minh, gắn kết đội ngũ, chăm sóc khách hàng vượt mong đợi

Đừng để hợp đồng làm chậm bước tiến doanh nghiệp chuyển sang Bizcom Contracts

Trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt, tốc độ không chỉ tạo ra cơ hội mà còn quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Thế nhưng, nhiều doanh nghiệp lại đang để chính quy trình xử lý hợp đồng thứ tưởng như đã quá quen thuộc trở thành nút thắt kìm hãm tăng trưởng. Khi một hợp đồng cần tới nhiều email qua lại, nhiều ngày chờ phê duyệt và thậm chí còn phải in ra rồi scan lại mới được ký, thì rõ ràng doanh nghiệp đang tụt hậu giữa thời đại số.

Bizcom Contracts, hệ thống quản lý hợp đồng thông minh không chỉ giúp bạn cắt giảm thời gian xử lý, mà còn đưa toàn bộ quy trình vào một dòng chảy mạch lạc, minh bạch và có thể giám sát dễ dàng. Từ lúc khởi tạo đến ký duyệt, từ nhắc hạn thanh toán đến lưu trữ lâu dài, tất cả đều được tự động hóa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực và tránh những rủi ro không đáng có.

Đặc biệt, khi kết hợp với hệ thống giao tiếp thông minh Bizcom SmartChat, việc xử lý hợp đồng trở nên linh hoạt hơn bao giờ hết. Các phòng ban không còn mất thời gian trao đổi lòng vòng, thông tin không bị lạc trôi, và mọi thao tác đều được gắn với từng hợp đồng cụ thể dễ kiểm soát, dễ đối chiếu và dễ cải tiến. Đừng để hợp đồng trở thành nỗi lo. Hãy để Bizcom Contracts trở thành nền tảng quản trị hợp đồng mạnh mẽ giúp bạn ra quyết định nhanh hơn, phối hợp hiệu quả hơn và phát triển bền vững hơn.