Lộ trình chuyển đổi số cho SME, Bizcom đồng hành từng bước (Phần 1)

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (Digital Transformation) không đơn thuần là việc áp dụng công nghệ vào vận hành, mà là quá trình tái cấu trúc toàn diện doanh nghiệp dựa trên dữ liệu, công nghệ và tự động hóa. Với SME, chuyển đổi số là cơ hội để tối ưu chi phí, nâng cao năng suất, tiếp cận thị trường mới và cạnh tranh hiệu quả hơn.

Hiểu rõ những thách thức mà doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp phải, Vietnampedia đã xây dựng hệ sinh thái Bizcom nền tảng số toàn diện giúp SME chuyển đổi một cách bài bản, từng bước, dễ triển khai và phù hợp với từng giai đoạn phát triển. Chúng tôi tin rằng: chuyển đổi số không cần bắt đầu bằng những giải pháp đắt đỏ, mà phải bắt đầu bằng một nền tảng toàn diện phù hợp.

>>> Tìm hiểu thêm về: Bizcom - Nền tảng giúp doanh nghiệp Việt tồn tại, thích nghi và bứt phá trong thời đại số

Nhiều SME vẫn nghĩ: “Chuyển đổi số là chuyện của các tập đoàn lớn”. Đó là một quan niệm phổ biến. Khi nhắc đến chuyển đổi số, không ít doanh nghiệp nhỏ và vừa cho rằng đó là câu chuyện xa xôi, chỉ phù hợp với doanh nghiệp lớn, nơi có ngân sách dồi dào, đội ngũ IT mạnh và mô hình vận hành phức tạp.

Tuy nhiên, thực tế lại hoàn toàn ngược lại. Chính SME mới là nhóm cần chuyển đổi sớm, bởi họ dễ bị tổn thương nhất trước những biến động của thị trường, những thay đổi trong hành vi khách hàng và áp lực cạnh tranh từ các đối thủ đã số hoá.

Nếu không bắt đầu kịp thời, doanh nghiệp nhỏ sẽ rơi vào thế bị động: vận hành thủ công chậm chạp, dữ liệu phân tán, chi phí quản lý tăng cao, năng suất thấp và không thể mở rộng kinh doanh một cách bền vững.

Vấn đề SME thường gặp khi muốn chuyển đổi số

Chuyển đổi số nghe thì đơn giản dùng phần mềm thay cho giấy tờ, kết nối dữ liệu, số hoá quy trình nhưng khi bắt tay vào, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa lập tức rơi vào tình trạng “biết cần làm nhưng không biết làm từ đâu”. Có thể chia thành ba nhóm vấn đề chính:

1. Thiếu định hướng, không biết bắt đầu từ đâu

Hầu hết SME không có người chuyên trách công nghệ hay tư vấn chuyển đổi số bài bản. Khi nghe về số hoá, họ tìm kiếm manh mún trên mạng, nghe giới thiệu từ các nhà cung cấp khác nhau và rơi vào tình trạng "mỗi người nói một kiểu". Hệ quả là chủ doanh nghiệp bị quá tải thông tin, phân vân giữa quá nhiều lựa chọn, cuối cùng... lại để đó.

Nhiều trường hợp bắt đầu bằng những công cụ quen thuộc như Excel, phần mềm bán hàng đơn giản, rồi dừng lại ở mức "thử cho biết" mà không có kế hoạch triển khai dài hạn. Không ít SME nghĩ chuyển đổi số là đầu tư lớn vào phần cứng, máy chủ hay thuê chuyên gia đắt đỏ trong khi điều họ cần chỉ là lộ trình đúng và công cụ phù hợp.

2. Sợ tốn kém, sợ thay đổi quá nhanh

Không ít SME sợ thay đổi vì họ đã quen với cách làm cũ. Hệ thống hiện tại dù thủ công, rời rạc nhưng “vẫn chạy được” và tâm lý này khiến họ ngại chuyển sang phần mềm mới, sợ nhân viên không quen, sợ phải đào tạo lại từ đầu, sợ sai sót khi xử lý trên nền tảng số.

Một số doanh nghiệp từng đầu tư phần mềm quản lý bán hàng, CRM, kế toán… nhưng không khai thác hết tính năng, dùng sai mục đích hoặc bỏ ngang giữa chừng. Lý do thường gặp là: giao diện khó dùng, không có người hướng dẫn tận tình, hoặc phần mềm không phù hợp với quy trình thực tế của họ. Chi phí triển khai, bảo trì cũng là rào cản nếu họ chọn giải pháp quá lớn hoặc cứng nhắc.

Một số sản phẩm Bizcom:

Bizcom Marketing & PR	Bizcom Customer	Bizcom SmartCMS

3. Dùng phần mềm rời rạc, càng dùng càng rối

Trong nhiều SME hiện nay, mỗi bộ phận lại dùng một công cụ hỗ trợ riêng marketing chạy quảng cáo và chăm khách trên Facebook, sale nhập dữ liệu vào Excel, kế toán dùng phần mềm độc lập, quản lý chấm công qua Google Form… Tình trạng "mạnh ai nấy xài" dẫn đến sự rời rạc trong quy trình và sai sót trong dữ liệu.

Vấn đề không nằm ở công cụ, mà ở chỗ không có sự kết nối và đồng bộ hoá. Dữ liệu không luân chuyển liền mạch giữa các bộ phận khiến doanh nghiệp phải nhập tay nhiều lần, đối soát thủ công, báo cáo chậm trễ. Thay vì tiết kiệm thời gian, việc dùng phần mềm rời rạc lại làm tốn thêm công sức và khiến người quản lý mệt mỏi hơn. SME muốn đi nhanh, đi bền, thì không thể triển khai theo kiểu chắp vá. Điều họ cần là một lộ trình chuyển đổi số bài bản, bắt đầu từ những nhu cầu thiết thực nhất, phù hợp với quy mô và nguồn lực của mình.

Phần tiếp theo, chúng ta sẽ cùng khám phá giải pháp chuyển đổi số toàn diện từ hệ sinh thái Bizcom cách mà hàng trăm doanh nghiệp nhỏ và vừa đã áp dụng để vận hành hiệu quả, tăng trưởng bền vững mà không cần đầu tư công nghệ quá lớn.