Công ty xây dựng quản lý hợp đồng và nhân sự công trường hiệu quả nhờ Bizcom Contracts và Bizcom Staff

Quản lý hợp đồng và quản lý nhân sự không còn là hai bài toán tách biệt

Tại nhiều công ty xây dựng, quản lý hợp đồng và quản lý nhân sự vẫn diễn ra theo hai quy trình riêng biệt. Phòng hợp đồng xử lý các giấy tờ như hợp đồng thầu phụ, hợp đồng nhân công, biên bản bảo hành… trong khi phòng nhân sự lại quản lý người lao động theo danh sách nội bộ, hoặc các bảng chấm công rời rạc. Việc thiếu kết nối này dẫn đến hàng loạt vấn đề:

• Dễ thiếu hụt thông tin khi cần đối chiếu: Khi cần kiểm tra nhanh “Ai đang thi công ở gói nào? Nhân sự này có trong hợp đồng thầu phụ không?”, doanh nghiệp không thể trả lời ngay do dữ liệu nằm phân tán ở nhiều bộ phận. Điều này gây khó khăn trong kiểm soát tiến độ và minh bạch trách nhiệm.
• Rủi ro pháp lý từ nhân sự không rõ hồ sơ: Đã từng có trường hợp lao động thi công tại công trường nhưng không có hợp đồng làm việc, không có hồ sơ lưu trữ. Nếu xảy ra tai nạn hoặc tranh chấp, doanh nghiệp có thể phải gánh hậu quả nặng nề về pháp lý và uy tín.
• Chấm công, tính lương thủ công, sai lệch và thiếu minh bạch: Với đặc thù công trình trải dài, nhân sự di chuyển giữa nhiều dự án, làm việc theo ca, theo tiến độ… nhưng các công ty vẫn đang chấm công qua Zalo, Excel, gọi điện thoại tổng hợp, rồi tính tay. Việc này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ sai lệch, gây mất lòng tin và khiếu nại từ người lao động.

Vietnampedia đã phát triển hai giải pháp số hoá toàn diện trong hệ sinh thái Bizcom để xử lý triệt để vấn đề trên: Bizcom Contracts nền tảng số hóa hợp đồng và Bizcom Staff phần mềm quản lý nhân sự công trình. Khi hai hệ thống này kết nối chặt chẽ, doanh nghiệp không chỉ kiểm soát tốt hồ sơ giấy tờ mà còn đồng bộ được dữ liệu nhân sự trong từng hợp đồng cụ thể. Đây là bước tiến quan trọng trong việc số hóa quản trị ngành xây dựng, tiết kiệm chi phí và nâng cao tính tuân thủ pháp luật.

>>> Tìm hiểu thêm về: Sản xuất thông minh với Bizcom – Tối ưu từ kho bãi đến nhân sự vận hành

Bizcom Contracts & Bizcom Staff: Kết nối chặt chẽ để vận hành trơn tru

Bizcom Contracts giúp số hóa toàn bộ vòng đời hợp đồng: từ soạn thảo, phê duyệt, ký điện tử đến lưu trữ và theo dõi tiến độ. Hợp đồng thầu phụ, hợp đồng vật tư, biên bản nghiệm thu đều có thể phân quyền rõ ràng theo từng công trình hạn chế rò rỉ thông tin hoặc nhầm lẫn giữa các dự án.
Bizcom Staff giúp quản lý nhân sự thi công ngay tại công trường: từ chấm công linh hoạt (theo ca, theo giờ, theo vị trí công việc), đến tính lương theo thực tế đóng góp. Hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động lịch sử điều động được lưu trữ tập trung, dễ tra cứu và kiểm soát.

Đặc biệt, khi một hợp đồng thầu phụ được ký, dữ liệu nhân sự liên quan có thể tự động kết nối với hệ thống chấm công và tính lương. Điều này giúp kế toán nắm chính xác người lao động làm theo hợp đồng nào, khối lượng ra sao, thanh toán bao nhiêu là hợp lý.

Bizcom Contracts	Bizcom Staff

Bizcom giải bài toán "càng mở rộng, càng khó kiểm soát"

Với nhiều doanh nghiệp xây dựng, việc phát triển thêm dự án, mở rộng đội ngũ thi công hoặc ký kết thêm các hợp đồng thầu phụ không chỉ mở ra cơ hội tăng trưởng mà còn đi kèm với một thách thức rất lớn: càng mở rộng thì quản lý càng rối rắm.

• Hợp đồng tăng theo cấp số nhân: Mỗi dự án kéo theo hàng chục loại hợp đồng từ hợp đồng cung ứng nhân công, máy móc, vật tư đến hợp đồng khoán, bảo hành, thanh toán theo tiến độ. Nếu không có một hệ thống lưu trữ và quản lý khoa học, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng “lục tìm hợp đồng cả buổi không ra”.
• Tổ đội, nhân sự biến động liên tục: Mỗi công trình cần nhiều tổ đội khác nhau, có thể luân chuyển giữa các dự án. Nếu không gắn kết chặt chẽ thông tin nhân sự với từng gói thầu, từng hợp đồng, doanh nghiệp sẽ không thể xác định chính xác ai đang làm gì, dẫn đến khó kiểm soát chất lượng thi công, trách nhiệm và lương thưởng.
• Tăng người, nhưng không tăng hiệu quả: Nhiều doanh nghiệp chọn cách truyền thống là thuê thêm người làm giấy tờ, nhân sự hành chính để đối chiếu hợp đồng, nhân sự, chấm công và lương thưởng. Nhưng càng nhiều người tham gia, quy trình càng chồng chéo, thông tin càng phân mảnh và nguy cơ sai sót càng lớn.

Vietnampedia đã phát triển một hướng đi khác: ứng dụng công nghệ để tinh gọn vận hành. Khi triển khai đồng thời Bizcom Contracts (số hóa và quản lý hợp đồng) và Bizcom Staff (quản lý nhân sự công trình), toàn bộ luồng thông tin được số hóa và đồng bộ theo thời gian thực. Không cần tìm thủ công, không cần chuyển file qua lại bạn có thể:

• Truy xuất ngay hợp đồng nhân sự theo từng gói thầu
• Kiểm tra tiến độ làm việc, bảng chấm công, lịch sử lương
• Đảm bảo mỗi nhân sự thi công đều có hồ sơ rõ ràng và liên kết với hợp đồng cụ thể
• Quản lý mọi thứ từ xa, kể cả khi đang ở công trường, chỉ với vài thao tác

Bizcom Contracts và Bizcom Staff không chỉ giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô mà vẫn kiểm soát tốt hệ thống, mà còn là nền tảng số hoá toàn diện để xây dựng một bộ máy minh bạch, thông minh và tự vận hành.

>>> Tìm hiểu thêm về: Doanh nghiệp lớn cần gì hơn một phần mềm – Câu trả lời từ hệ sinh thái Bizcom

Từ công ty thi công nhỏ đến tổng thầu lớn đều có thể bắt đầu

Bizcom không yêu cầu doanh nghiệp phải có phòng IT hay thay đổi toàn bộ quy trình trong ngày một ngày hai. Bạn có thể bắt đầu từ một công trình, một tổ đội, rồi từ từ mở rộng khi đã quen thao tác. Giao diện thân thiện, hệ thống dễ tùy biến theo nhu cầu từng công ty

Quản lý hợp đồng không còn là “việc của phòng pháp chế”. Nhân sự công trường không còn chỉ là “dữ liệu cho kế toán”. Với Bizcom Contracts và Bizcom Staff, tất cả đều nằm trong một quy trình rõ ràng, minh bạch và tự động. Và đây chính là cách các công ty xây dựng hiện đại giữ vững tiến độ, kiểm soát chi phí và mở rộng quy mô mà vẫn đảm bảo an toàn và hiệu quả vận hành.