Công ty sự kiện loay hoay quản lý dự án, Bizcom giúp vận hành bài bản, không sót việc

“Lịch trùng, người thiếu, sự kiện loạn” doanh nghiệp tổ chức sự kiện lâm vào khủng hoảng điều phối nhân sự

Các công ty tổ chức sự kiện thường phải vận hành nhiều dự án cùng lúc, mỗi sự kiện lại có yêu cầu riêng về nhân sự, thiết bị, thời gian và địa điểm. Trong môi trường đó, việc phân ca, bố trí nhân sự đặc biệt là quản lý kỹ thuật viên và cộng tác viên thời vụ trở thành một "bài toán động" vô cùng phức tạp.

Tình trạng phổ biến là nhân sự trùng lịch giữa hai sự kiện, giao nhầm đầu việc, hoặc cộng tác viên đến nơi mới biết… không có tên trong danh sách làm việc. Nhiều người nhận việc qua tin nhắn cá nhân, cập nhật tiến độ thủ công, thiếu lịch sử ghi nhận và trách nhiệm không rõ ràng. Chỉ cần một mắt xích rối loạn, toàn bộ sự kiện có thể bị ảnh hưởng dây chuyền.

Bizcom Staff, phần mềm quản lý nhân sự chuyên biệt cho ngành tổ chức sự kiện giải quyết triệt để các vấn đề này bằng cách:

• Quản lý đồng thời cả nhân sự chính thức và freelancer trong cùng một hệ thống số hóa nhân sự, có thể tạo hồ sơ riêng, lịch làm việc và phạm vi công việc rõ ràng.
• Tự động phân ca, phân công nhiệm vụ theo từng sự kiện cụ thể, đảm bảo không có tình trạng trùng lịch, sai sót hay thiếu người tại hiện trường đặc biệt hiệu quả với các nhóm kỹ thuật viên và cộng tác viên ngắn hạn.
• Theo dõi trạng thái tham gia, vị trí, tiến độ công việc theo thời gian thực, giúp điều phối kịp thời và cập nhật linh hoạt khi có thay đổi.
• Lưu trữ đầy đủ lịch sử công việc, ca làm, kết quả đánh giá sau mỗi sự kiện, từ đó xây dựng hệ thống lương nhân viên sự kiện, hiệu quả đánh giá năng lực và hoạch định nguồn lực dài hạn.

Nhờ áp dụng nền tảng số hóa nhân sự thông minh, doanh nghiệp sự kiện không chỉ giảm rủi ro trong điều phối, mà còn tăng hiệu quả vận hành và khả năng mở rộng đội ngũ một cách linh hoạt theo nhu cầu từng dự án.

>>> Tìm hiểu thêm về: Tư vấn pháp lý – Tại sao phải số hóa hợp đồng ngay từ bây giờ với Bizcom?

Hợp đồng tài trợ, booking khách mời lưu rải rác, dễ thất thoát

Trong một sự kiện lớn, có thể phát sinh hàng chục bản hợp đồng: từ tài trợ, thuê thiết bị, MC, quay phim, chụp ảnh, đến hợp đồng in ấn, hậu cần, truyền thông... Các công ty sự kiện thường xử lý những hợp đồng này bằng cách lưu trữ rời rạc: người giữ file trên USB, người gửi email, người khác lại tải lên Google Drive cá nhân.

Kết quả là gì?
Một hợp đồng bị mất, một điều khoản bị quên, một mốc thanh toán bị bỏ lỡ tất cả đều có thể dẫn đến thiệt hại tài chính, tranh chấp pháp lý hoặc làm xấu hình ảnh chuyên nghiệp với đối tác.

Bizcom Contracts là nền tảng quản lý hợp đồng số toàn diện, giúp doanh nghiệp sự kiện:

• Tạo, ký và lưu trữ hợp đồng trực tuyến, quản lý tập trung theo từng sự kiện hoặc từng nhà cung cấp.
• Tự động theo dõi trạng thái hợp đồng, như đang chờ ký, đã hiệu lực, sắp đến hạn thanh lý hoặc đang chờ nghiệm thu.
• Gắn nhắc lịch thông minh cho các mốc thời gian quan trọng như hạn thanh toán, gia hạn hợp đồng, báo cáo hoàn tất, tránh mọi sai sót do quên hoặc chậm xử lý.
• Kết nối chặt chẽ giữa hợp đồng và dự án sự kiện, giúp các bộ phận như kế toán, điều phối, hậu cần nắm rõ nghĩa vụ, dòng tiền và quy trình thực hiện.

Không chỉ thay thế cách lưu trữ truyền thống, Bizcom Contracts còn giúp nâng tầm quản trị: mỗi hợp đồng đều minh bạch, dễ tra cứu, được kiểm soát theo thời gian thực – giảm thiểu rủi ro, tối ưu nguồn lực và đảm bảo tiến độ thanh toán đúng hạn cho tất cả đối tác trong sự kiện.

>>> Tìm hiểu thêm về: Trợ lý đắc lực Bizcom Customer trong ngành bán lẻ

Không quản lý được thông tin khách tham dự mất cơ hội remarketing

Tổ chức một sự kiện thành công không chỉ nằm ở sân khấu hoành tráng hay khách mời đông đủ. Giá trị thật sự đến sau sự kiện khi công ty có thể khai thác dữ liệu người tham dự để xây dựng mối quan hệ lâu dài, mở rộng tệp khách hàng và đo lường hiệu quả truyền thông.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy phần lớn công ty sự kiện chỉ lưu trữ thông tin khách mời dưới dạng file Excel rời rạc, hoặc tệ hơn là không lưu gì cả. Không có hệ thống chăm sóc sau sự kiện, không có phân tích dữ liệu hành vi người tham dự, không có tái tiếp cận. Tất cả công sức tổ chức gần như bị “ngắt mạch” sau đêm sự kiện.

Vietnampedia mang đến giải pháp tổng thể nhờ sự kết hợp giữa Bizcom SmartCMS và Bizcom SmartChat:

• Tạo landing page đăng ký sự kiện chuyên nghiệp, gắn với từng chương trình cụ thể, tích hợp mã QR và form thu thập thông tin tùy biến (tên, công ty, email, sở thích…).
• Tự động gửi tin nhắn xác nhận, mã QR vé mời, lịch trình sự kiện, hạn chế sai sót và giảm tải cho bộ phận vận hành.
• Trong sự kiện, có thể check-in bằng mã QR, đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực. Thậm chí ghi nhận hành vi như điểm danh phiên nào, gian hàng nào khách ghé qua.
• Sau sự kiện, Bizcom SmartChat giúp gửi khảo sát hài lòng, thông báo về sự kiện tiếp theo hoặc chương trình tri ân tất cả đều tự động theo kịch bản đã định sẵn.
• Hệ thống phân loại khách mời theo độ quan tâm, hành vi, hỗ trợ team kinh doanh và marketing dễ dàng tiếp cận lại sau này.

Thay vì “đứt gãy” sau mỗi sự kiện, công ty sẽ xây dựng được một cơ sở dữ liệu khách mời sống động, tạo tiền đề cho tăng trưởng bền vững từ chính những sự kiện đã tổ chức.

Bizcom SmartCMS	Bizcom SmartChat

Vận hành chuyên nghiệp cùng Bizcom để công ty sự kiện tăng trưởng dài hạn

Trong ngành tổ chức sự kiện, ý tưởng táo bạo hay dàn dựng hoành tráng chỉ là một nửa thành công. Nửa còn lại nằm ở khả năng vận hành: phân công chuẩn xác, xử lý thông tin nhanh chóng, không chồng chéo nhân sự, không thất lạc tài liệu, không bỏ sót khách mời.

Bizcom mang đến một hệ sinh thái quản trị sự kiện toàn diện, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ từng mắt xích từ hợp đồng, nhân sự đến hành trình khách mời. Không còn quản lý thủ công rời rạc qua Zalo, file Excel hay Google Drive, thay vào đó là một nền tảng thông minh, dễ sử dụng, sẵn sàng mở rộng theo quy mô sự kiện.

Dù bạn đang làm một activation nhỏ hay chuỗi sự kiện quy mô quốc gia, Bizcom đều đóng vai trò như một "bộ điều phối trung tâm" giúp mọi thứ vận hành trơn tru, chính xác và hiệu quả.