Bizcom Contracts giải pháp quản lý hợp đồng hiện đại cho doanh nghiệp Việt

Thách thức thực tế từ cách quản lý hợp đồng thủ công

Trong môi trường doanh nghiệp truyền thống, hợp đồng dễ bị thất lạc, phiên bản cũ mới lẫn lộn, khiến việc tra cứu trở nên phiền phức mất thời gian. Doanh nghiệp thường bỏ lỡ các mốc quan trọng như gia hạn, thanh toán, hoặc tái ký với khách hàng bởi không có hệ thống nhắc nhở tự động. Khi hợp đồng trải qua nhiều lần chỉnh sửa, nếu không kiểm soát tốt sẽ dễ xảy ra hiểu nhầm, sai sót, thậm chí nguy cơ vi phạm hợp đồng pháp lý. Ngoài ra việc lưu trữ phân tán tạo ra rủi ro bảo mật dữ liệu khi nhân sự thay đổi hoặc chia sẻ không đúng cách. Những bất cập này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành, uy tín doanh nghiệp và gây lãng phí thời gian cũng như chi phí.

Những doanh nghiệp nhỏ và vừa đặc biệt dễ bị ảnh hưởng bởi cách làm thủ công. Họ không có bộ máy chuyên sâu về pháp lý hay lưu trữ, việc tự xử lý hợp đồng khiến đội ngũ dễ bị quá tải. Khi công việc tăng nhanh, rủi ro tăng dẫn đến nhiều hợp đồng bị bỏ sót, chậm xử lý, ảnh hưởng tới mối quan hệ với khách hàng và đối tác. Trong bối cảnh đó, việc tìm kiếm một hệ thống đồng bộ, dễ dùng và phù hợp với quy mô SME trở nên cấp thiết.

>>> Tìm hiểu thêm về: Chuyển từ văn phòng giấy tờ sang vận hành thông minh, Bizcom đồng hành doanh nghiệp trong hành trình số hóa hiện đại

Bizcom Contracts giải quyết các vấn đề bằng cách nào

Bizcom Contracts được xây dựng để số hóa toàn bộ chu trình quản lý hợp đồng từ tạo lập, phê duyệt, ký kết, lưu trữ, tra cứu, theo dõi cho tới nhắc nhở gia hạn, tất cả trong một hệ thống duy nhất ALL-IN-ONE. Tất cả hợp đồng được lưu trữ tập trung trên nền tảng Bizcom, đảm bảo dễ quản lý, dễ phân quyền và bảo mật chặt chẽ. Nhờ vậy doanh nghiệp không còn phải lục tìm giữa hàng chồng email, thư mục riêng lẻ hay tủ hồ sơ.

Hệ thống cung cấp công cụ tìm kiếm nhanh chỉ với vài từ khóa như số hợp đồng, tên đối tác, ngày ký hoặc nội dung hợp đồng. Nhờ đó nhân viên dễ dàng tra cứu, đối chiếu, kiểm soát hợp đồng trong vài giây giúp tiết kiệm thời gian và tránh gián đoạn quy trình làm việc. Mỗi phiên bản hợp đồng sau chỉnh sửa đều được ghi lại chi tiết: ai chỉnh, thời gian nào, thay đổi điều khoản gì, giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát, đối chiếu khi cần và đảm bảo tính minh bạch.

Một lợi thế khác là hệ thống nhắc nhở tự động. Bizcom Contracts gửi thông báo khi hợp đồng sắp hết hạn, cần gia hạn hoặc cần thanh lý. Nhờ vậy doanh nghiệp không bỏ lỡ thời điểm quan trọng, bảo vệ quyền lợi và tối ưu hóa cơ hội tái ký hoặc đàm phán lại. Việc này giúp giảm rủi ro pháp lý, bảo đảm vận hành trơn tru và tạo dựng uy tín chuyên nghiệp trước đối tác.

Về bảo mật, Bizcom Contracts cho phép phân quyền truy cập theo vai trò. Chỉ người có quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa hợp đồng, dữ liệu được mã hóa, lưu trữ an toàn. Những ai không có thẩm quyền sẽ không tiếp cận được thông tin nhạy cảm. Điều này giúp bảo vệ thông tin quan trọng, kể cả khi có biến động nhân sự.

Không chỉ lưu trữ hợp đồng, Bizcom Contracts còn tích hợp sâu với các module khác trong hệ sinh thái Bizcom Customer, Bizcom Products, Bizcom Documents, Bizcom Staff… Nhờ vậy hợp đồng trở thành một phần liền mạch trong toàn bộ quy trình vận hành doanh nghiệp từ quản lý khách hàng, quản lý bán hàng, lưu trữ tài liệu, đến quản lý nhân sự và quy trình nội bộ. Mọi dữ liệu được đồng bộ, tránh trùng lặp và nhân viên không cần nhập lại nhiều lần. Quy trình từ ký hợp đồng đến thực thi hợp đồng đến lưu trữ đều được theo dõi đồng bộ và tự động.

>>> Tìm hiểu thêm về: Bizcom là gì? Giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho SME từ Vietnampedia

Những lợi ích doanh nghiệp nhận được khi dùng Bizcom Contracts

Bizcom Contracts mang lại lợi ích rõ ràng cho doanh nghiệp ở nhiều khía cạnh. Đầu tiên là tiết kiệm thời gian và chi phí. Những công việc thủ công như in ấn, gửi hợp đồng, lưu trữ giấy tờ, tra cứu hợp đồng đều được thay thế bằng thao tác số trên hệ thống. Quy trình phê duyệt, ký kết và lưu trữ hợp đồng được rút ngắn từ hàng giờ đến chỉ còn vài phút. Nhân viên không cần mất thời gian tìm kiếm, tránh gián đoạn công việc khi cần tra cứu hợp đồng gấp. Khi giảm thiểu thời gian xử lý thủ công, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các công việc tạo ra giá trị cao hơn.

Thứ hai là nâng cao độ chính xác và minh bạch trong quản lý hợp đồng. Mọi phiên bản hợp đồng, mọi chỉnh sửa, phê duyệt, gia hạn đều được lưu vết rõ ràng. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt rủi ro, minh bạch khi kiểm tra nội bộ hoặc thanh kiểm tra, đảm bảo tuân thủ pháp lý. Năng lực audit và tra cứu hợp đồng dễ dàng hơn nhiều so với lưu trữ giấy truyền thống.

Thứ ba là bảo mật hợp đồng luôn là tài sản quan trọng. Với phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và hệ thống lưu trữ bảo mật, thông tin hợp đồng được bảo vệ trước mọi rủi ro từ sai sót, mất mát dữ liệu hoặc truy cập trái phép. Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều hợp đồng giá trị cao, hợp đồng quốc tế, hợp đồng nhạy cảm, Bizcom Contracts tạo ra lớp bảo vệ chắc chắn.

Thứ tư là khả năng mở rộng và linh hoạt. Bizcom Contracts không chỉ dành cho doanh nghiệp lớn. Với mô hình module linh hoạt, doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể bắt đầu với quản lý hợp đồng, sau đó mở rộng kết nối với module quản lý khách hàng, bán hàng, tài liệu, nhân sự khi cần. Doanh nghiệp không phải đầu tư một lần lớn mà có thể triển khai theo giai đoạn, phù hợp với ngân sách và nhu cầu phát triển.

Cuối cùng, khi hợp đồng được quản lý hiệu quả, doanh nghiệp tăng cường tính chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng và đối tác. Việc theo dõi sát tiến trình hợp đồng, phản hồi nhanh, ký kết minh bạch và lưu trữ rõ ràng giúp tạo niềm tin, cải thiện uy tín doanh nghiệp. Đó là lợi thế cạnh tranh quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện đại.

Khi nào doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng Bizcom Contracts

Bizcom Contracts phù hợp cho hầu hết doanh nghiệp từ nhỏ tới lớn đặc biệt các doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp hoặc có nhiều hợp đồng nội bộ. Với doanh nghiệp đang phát triển, hoạt động kinh doanh mở rộng, số lượng hợp đồng nhiều, việc quản lý hợp đồng thủ công càng trở nên bất cập. Đây là lúc Bizcom Contracts phát huy hết giá trị.

Đối với doanh nghiệp có hệ thống khách hàng rộng, đơn hàng phức tạp, cần đồng bộ dữ liệu khách hàng, sản phẩm, đơn hàng và hợp đồng khi đó tích hợp Bizcom Contracts cùng module Bizcom Customer và Bizcom Products sẽ giúp quản lý dễ dàng hơn, tránh trùng lặp, đồng thời giúp tracking toàn bộ vòng đời đơn hàng đến hợp đồng, thực hiện, thanh toán, hậu mãi.

Với doanh nghiệp có nhiều nhân sự, nhiều bộ phận tham gia phê duyệt hợp đồng, Bizcom Contracts giúp phân quyền rõ ràng, theo dõi trách nhiệm, tránh sai sót khi chuyển giao hợp đồng giữa các bộ phận, hay khi có biến động nhân sự.

Ngay cả doanh nghiệp nhỏ muốn xây dựng quy trình chuyên nghiệp, minh bạch từ đầu sử dụng Bizcom Contracts sẽ giúp định hình quy trình đúng chuẩn, tránh rủi ro phát sinh khi mở rộng hoạt động.

Bizcom Contracts bước đi then chốt trong hành trình chuyển đổi số

Trong thời đại số hóa, hợp đồng không chỉ đơn thuần là giấy tờ pháp lý mà đã trở thành dữ liệu chiến lược. Hợp đồng chứa thông tin khách hàng, điều khoản thương mại, điều kiện thanh toán, lịch sử giao dịch tất cả đều hữu ích cho quản lý, phân tích và hoạch định chiến lược kinh doanh. Khi hợp đồng được số hóa, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, đối chiếu, tổng hợp để phân tích hiệu suất, chi phí, dòng tiền, rủi ro. Đây là bước đi quan trọng trong hành trình chuyển đổi số toàn diện của doanh nghiệp.

Với Bizcom Contracts, Vietnampedia đang cung cấp công cụ cốt lõi giúp doanh nghiệp Việt xây dựng nền tảng quản lý hiện đại. Khi doanh nghiệp đã có hệ thống hợp đồng số hóa, việc mở rộng ứng dụng sang quản lý tài liệu, giao tiếp nội bộ, quản lý khách hàng, nhân sự hay bán hàng trở nên dễ dàng hơn vì tất cả module đều thuộc cùng một hệ sinh thái. Sự đồng bộ giúp tiết kiệm chi phí, tránh rủi ro về dữ liệu phân mảnh và bảo đảm hoạt động trơn tru khi doanh nghiệp mở rộng.