Phần mềm Bizcom giúp quản lý lịch hẹn và cập nhật tiến độ sửa chữa cho trung tâm dịch vụ

Nỗi đau của các trung tâm dịch vụ sửa chữa khi không có hệ thống quản trị

Đối với các trung tâm sửa chữa thiết bị điện tử, xe máy, đồng hồ, điện thoại hoặc hệ thống bảo trì việc quản lý lịch hẹn và cập nhật tiến độ cho khách hàng luôn là bài toán khó. Mỗi ngày có hàng chục đến hàng trăm khách liên hệ từ các kênh khác nhau như Facebook, Zalo, Website, hotline. Khi không có hệ thống quản lý chuẩn hóa, các vấn đề sau xảy ra liên tục.

Tin nhắn khách gửi đến nhưng bị bỏ sót hoặc phản hồi chậm khiến họ dễ dàng chuyển sang trung tâm sửa chữa khác. Việc ghi lịch hẹn thủ công qua sổ hoặc nhóm chat nội bộ dẫn đến trùng giờ, nhầm lịch. Trong quá trình sửa chữa, khách phải liên tục gọi lại để hỏi tình trạng thiết bị vì không được cập nhật tiến độ. Nhân viên cũng không theo dõi được từng máy đang xử lý, dẫn đến thất lạc, nhầm đơn hàng và tạo ra trải nghiệm thiếu chuyên nghiệp.

Trong mô hình vận hành truyền thống, mọi thứ phụ thuộc vào con người. Chỉ cần một tin nhắn bị bỏ lỡ, là trung tâm có thể mất khách. Khi số lượng thiết bị sửa chữa tăng lên, việc cập nhật thủ công càng bộc lộ nhiều bất cập.

Vấn đề không nằm ở quy trình vận hành của trung tâm mà nằm ở việc thiếu một nền tảng quản lý tin nhắn và khách hàng đủ thông minh để xử lý toàn bộ chu trình dịch vụ.

>>> Tìm hiểu thêm về: Số hóa hợp đồng bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp quản trị pháp lý an toàn và thông minh

Bizcom SmartChat và Bizcom Customer tự động hóa toàn bộ quy trình sửa chữa từ khi tiếp nhận đến khi giao trả

Bizcom mang đến một giải pháp quản lý toàn diện cho các trung tâm sửa chữa, kết nối xuyên suốt giữa tin nhắn khách hàng, lịch hẹn và tiến độ xử lý. Thay vì nhân viên phải phản hồi từng cuộc trò chuyện, Bizcom SmartChat sẽ tự động tiếp nhận tin nhắn từ tất cả kênh và trả lời theo kịch bản đã cài đặt.

Ngay khi khách để lại thông tin, hệ thống tự động tạo lịch hẹn và thông báo cho nhân viên phụ trách. Mọi dữ liệu của khách hàng được lưu vào Bizcom Customer theo từng pipeline rõ ràng gồm các trạng thái như đang kiểm tra, đang báo giá, đang sửa chữa, hoàn tất và chờ khách nhận máy.

Nhờ vậy, nhân viên luôn nắm rõ tiến độ từng đơn hàng, khách hàng thì được cập nhật thông tin nhanh chóng mà không cần gọi điện liên tục.

Bizcom SmartChat	Bizcom Customer

Sự khác biệt của Bizcom trong ngành dịch vụ sửa chữa

Bizcom mang đến một nền tảng duy nhất để vận hành toàn bộ quy trình sửa chữa, từ tiếp nhận khách hàng, quản lý lịch hẹn, theo dõi tiến độ cho đến đánh giá hiệu suất kỹ thuật viên. Thay vì phải ghi chú lịch hẹn trong sổ tay, quản lý thông tin khách hàng qua group chat và liên tục kiểm tra thủ công tình trạng từng máy, Bizcom SmartChat tự động tiếp nhận tin nhắn từ Facebook, Zalo và Website, phản hồi theo kịch bản và tạo lịch hẹn ngay trên hệ thống. Tất cả thông tin khách hàng sau đó được chuyển sang Bizcom Customer, nơi tiến độ sửa chữa được cập nhật theo từng trạng thái như kiểm tra, báo giá, sửa chữa và hoàn tất. Mỗi kỹ thuật viên được phân công xử lý công việc rõ ràng, đồng thời Bizcom Staff theo dõi hiệu suất làm việc theo từng đơn hàng để đảm bảo minh bạch và tối ưu nguồn lực. Với Bizcom, toàn bộ quy trình trở nên khép kín, rõ ràng và dễ theo dõi, giúp trung tâm sửa chữa vận hành chuyên nghiệp hơn mà không phụ thuộc vào công cụ thủ công hay ghi chép rời rạc.

>>> Tìm hiểu thêm về: Cách Bizcom giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ supply chain nội bộ tạo nên chuỗi cung ứng thông minh

Kết quả thực tế khi trung tâm sửa chữa triển khai Bizcom

Chỉ sau 30 ngày ứng dụng Bizcom vào quy trình tiếp nhận và xử lý dịch vụ, các trung tâm sửa chữa ghi nhận sự thay đổi rõ rệt. Số lượng khách hàng bị bỏ sót tin nhắn gần như không còn, bởi mọi yêu cầu được tiếp nhận và phản hồi tự động ngay từ tin nhắn đầu tiên. Lịch hẹn được quản lý tập trung nên không xuất hiện tình trạng trùng giờ hoặc ghi chép nhầm, nhân viên cũng không phải cập nhật thủ công tiến độ sửa chữa vì hệ thống tự động gửi thông báo đến khách hàng ở từng mốc quan trọng. Việc minh bạch thông tin giúp khách hàng cảm thấy được đồng hành trong suốt quá trình sửa chữa, từ đó tăng mức độ hài lòng và khả năng quay lại hoặc giới thiệu dịch vụ cho bạn bè.

Bizcom không chỉ là phần mềm chăm sóc khách hàng hay CRM, mà là một hệ sinh thái công nghệ toàn diện giúp trung tâm sửa chữa vận hành chuyên nghiệp hơn. Toàn bộ quy trình từ tiếp nhận thiết bị, phân công kỹ thuật viên, cập nhật tiến độ cho đến bàn giao được chuẩn hóa trên một hệ thống duy nhất. Khi nhu cầu tăng hoặc mở rộng dịch vụ, Bizcom dễ dàng mở rộng theo mô hình trung tâm. Chính sự liên kết dữ liệu và tự động hóa này giúp trung tâm sửa chữa tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cấp trải nghiệm khách hàng một cách bền vững.