Duyệt và ký hợp đồng trong vài phút: Bizcom Contracts kết hợp Bizcom SmartChat giúp phản hồi nhanh và chốt deal ngay

Bizcom Contracts biến quy trình ký kết hợp đồng thành trải nghiệm cộng tác thông minh

Trong nhiều doanh nghiệp, hợp đồng luôn là điểm nghẽn của quy trình vận hành. Mỗi lần cần ký kết, mọi thứ lại bắt đầu bằng chuỗi thao tác quen thuộc nhưng nặng nề: tìm file trong email, chỉnh sửa thủ công, gửi qua lại nhiều vòng, in ra, xin chữ ký, scan lại và lưu trữ. Một tài liệu đi qua quá nhiều người và công cụ, khiến thời gian xử lý kéo dài từ vài ngày đến cả tuần.

Trong lúc doanh nghiệp mất thời gian cho giấy tờ, khách hàng thì không chờ đợi. Sale không thể chốt deal, kế toán không thể xuất hóa đơn, còn cơ hội kinh doanh thì trôi đi trong sự bị động. Điều đáng tiếc là phần lớn sự trì trệ không nằm ở năng lực của đội ngũ mà nằm ở quy trình.

Bizcom giải quyết triệt để “điểm nghẽn hợp đồng” bằng cách biến quy trình ký kết thành một dòng giao tiếp liên tục. Với Bizcom Contracts, nhân viên có thể tạo hợp đồng, sử dụng mẫu có sẵn, tự động kéo thông tin từ hệ thống khách hàng và sản phẩm. Chỉ cần vài thao tác, một hợp đồng hoàn chỉnh được sinh ra mà không phải mò lại dữ liệu từ file cũ.

Ngay khi hợp đồng được tạo, Bizcom SmartChat ghi nhận tài liệu đó trực tiếp vào đoạn hội thoại với sếp hoặc khách hàng. Thay vì email qua lại, mọi trao đổi diễn ra liền mạch trong cuộc trò chuyện: sửa điều khoản, cập nhật giá trị hợp đồng, hỏi ý kiến, phản hồi. Người quản lý nhận thông báo theo thời gian thực, mở hợp đồng ngay trên giao diện chat, ký điện tử và phê duyệt chỉ bằng một lần chạm.

Tất cả diễn ra trong một không gian thống nhất, không cần chuyển đổi ứng dụng. Khi hợp đồng được ký, hệ thống tự động lưu trữ và tạo lịch sử thay đổi, đảm bảo tính minh bạch và truy xuất rõ ràng.

Việc ký kết từ đó không còn là chuỗi công việc chậm chạp, mà trở thành một phần của quy trình cộng tác số. Nhân viên không còn phải đợi chữ ký, người quản lý không còn bị gián đoạn bởi email và file đính kèm, còn khách hàng thì cảm nhận được sự chuyên nghiệp và tốc độ ngay trong từng bước làm việc.

Bizcom không chỉ giúp ký nhanh hơn. Bizcom giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chốt doanh thu sớm hơn và vận hành với một chuẩn mực hoàn toàn mới, nhanh, chính xác và có kiểm soát.

>>> Tìm hiểu thêm về: Chuyển đổi số đang thay đổi những gì? Giải pháp toàn diện từ Bizcom và Vietnampedia

Xóa bỏ rào cản giữa hợp đồng và giao tiếp với Bizcom

Doanh nghiệp thường gặp cảnh hợp đồng ở một nơi, trao đổi ở một nơi khác. Hợp đồng được soạn trên phần mềm, nhưng việc gửi duyệt, phản hồi hay ký lại phải chạy vòng qua email hoặc nhóm chat rời rạc, dễ thất lạc thông tin và làm chậm tiến độ.

Bizcom Contracts giúp số hóa toàn bộ hợp đồng: tạo, chỉnh sửa, phê duyệt, ký điện tử và lưu trữ. Bizcom SmartChat đưa toàn bộ quá trình đó vào chung một luồng hội thoại, nơi mọi người trao đổi trực tiếp trên đúng hợp đồng đang xử lý.

Bạn không phải tải file, gửi email hay truy tìm lịch sử trao đổi. Mỗi phản hồi, chỉnh sửa hay ký kết đều diễn ra tập trung, minh bạch và không bỏ sót.

Khi tài liệu và trao đổi được gắn liền với nhau, quy trình hợp đồng trở nên nhanh hơn, rõ ràng hơn và không còn điểm nghẽn giao tiếp.

>>> Tìm hiểu thêm về: Cách ứng dụng Bizcom như một hệ thống quản lý sản xuất bao bì cho các công ty bao bì

Tăng tốc quy trình hợp đồng cùng Bizcom: Ký nhanh hơn, kiểm soát tốt hơn, sai sót bằng không

Khi hợp đồng được xử lý trên Bizcom Contracts và mọi trao đổi diễn ra ngay trong Bizcom SmartChat, toàn bộ quy trình được rút ngắn đáng kể. Nếu trước đây một hợp đồng phải mất vài ngày hoặc thậm chí cả tuần vì phải gửi file qua lại, xin ý kiến nhiều người, chờ ký rồi scan lại, thì giờ đây, các bước được thực hiện liên tục trong một luồng và có thể hoàn tất chỉ trong vài giờ.

Doanh nghiệp cũng giảm rõ rệt những sai sót thường gặp như gửi nhầm phiên bản, mất file đính kèm, chỉnh sửa nhầm nội dung hoặc bỏ sót phản hồi. Mọi tài liệu đều được gắn với đúng hợp đồng, đúng cuộc trò chuyện, nên thông tin luôn đầy đủ và không bị trôi.

Bên cạnh đó, trách nhiệm trong từng công đoạn trở nên minh bạch. Hệ thống ghi nhận ai chỉnh sửa, ai duyệt, ai ký và vào thời điểm nào. Khi cần truy lại quy trình, chỉ cần mở lịch sử là có thể biết ngay bước nào đang bị dừng và ai đang phụ trách.

Cuối cùng, doanh nghiệp không còn phải chạy theo hợp đồng, nhắc ký hoặc truy tìm file. Toàn bộ quy trình trở nên chủ động, nhanh chóng và dễ kiểm soát từ đầu đến cuối.

>>> Tìm hiểu thêm về: Bizcom của Vietnampedia vinh dự nhận Giải thưởng Sao Khuê 2025

Bizcom Contracts và Bizcom SmartChat cặp đôi tối ưu hóa quy trình ký kết cho doanh nghiệp hiện đại

Trong một môi trường kinh doanh mà tốc độ là lợi thế, sự minh bạch là yêu cầu và trải nghiệm liền mạch là tiêu chuẩn mới, doanh nghiệp không thể để quy trình hợp đồng trở thành điểm nghẽn vận hành.

Khi Bizcom Contracts đảm nhận việc số hóa hợp đồng từ khởi tạo, duyệt, ký đến lưu trữ thì Bizcom SmartChat chính là kênh giao tiếp chiến lược giúp mọi thông tin, thảo luận và phê duyệt diễn ra mượt mà trong thời gian thực.

Sự kết hợp này không chỉ rút ngắn thời gian xử lý từ vài ngày xuống vài giờ, mà còn xóa bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công chồng chéo, loại bỏ nguy cơ thất lạc thông tin, và tăng tính minh bạch trong toàn bộ luồng phê duyệt.

Quan trọng hơn, đây không chỉ là một giải pháp kỹ thuật mà là một tư duy vận hành mới: chủ động hơn, nhanh hơn và có khả năng mở rộng theo quy mô doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm cách tăng tốc quy trình ra quyết định, kiểm soát rủi ro và tạo ra trải nghiệm hợp tác chuyên nghiệp hơn Bizcom Contracts và Bizcom SmartChat chính là bước đi chiến lược mà doanh nghiệp của bạn cần triển khai từ hôm nay.