10 vấn đề doanh nghiệp gặp khó khăn khi chuyển đổi số và hướng giải quyết của Bizcom (Phần 1)

Những khó khăn khi chuyển đổi số doanh nghiệp: Hành trình không chỉ là cài phần mềm

Trong kỷ nguyên công nghệ, chuyển đổi số doanh nghiệp đã trở thành yếu tố sống còn giúp nâng cao năng suất, tối ưu chi phí và duy trì lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, theo thống kê, hơn 70% doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) tại Việt Nam gặp khó khăn, thậm chí thất bại khi triển khai giải pháp chuyển đổi số.

Nguyên nhân không chỉ đến từ công nghệ hay phần mềm, mà nằm ở tư duy quản trị, quy trình nội bộ và cách tổ chức thực thi chưa đồng bộ. Nhiều doanh nghiệp “chuyển đổi số nửa vời” chỉ mua phần mềm mà không thay đổi cách vận hành, dẫn đến lãng phí nguồn lực và không đạt hiệu quả thực tế.

Trong phần 1 này, hãy cùng Vietnampedia phân tích 5 vấn đề phổ biến nhất mà doanh nghiệp Việt thường gặp khi chuyển đổi số, và khám phá cách hệ sinh thái Bizcom, nền tảng quản trị thông minh và toàn diện giúp tháo gỡ từng nút thắt, tạo nền tảng vững chắc cho hành trình số hóa thành công.

>>> Tìm hiểu thêm về: Bizcom SmartChat hệ thống giao tiếp đa kênh giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh trong thời đại số

1. Thiếu chiến lược và lộ trình rõ ràng

Phần lớn doanh nghiệp Việt Nam bắt đầu chuyển đổi số theo “hiệu ứng dây chuyền” thấy đối thủ làm thì mình cũng làm, hoặc nghe tư vấn rồi vội vàng mua phần mềm mà không xác định được mục tiêu cụ thể. Có doanh nghiệp tập trung vào quản lý nhân sự, doanh nghiệp khác lại đầu tư vào bán hàng hay marketing, nhưng tất cả đều triển khai rời rạc, thiếu sự kết nối giữa các bộ phận.

Hậu quả là chi phí đầu tư tăng, dữ liệu phân tán trên nhiều nền tảng, các quy trình không thống nhất, và đặc biệt ban lãnh đạo không thể đo lường hiệu quả thật sự của quá trình chuyển đổi số. Nhiều dự án vì thế phải dừng giữa chừng hoặc “chuyển đổi số nửa vời”, gây tâm lý e ngại trong nội bộ.

Giải pháp từ Bizcom:
Bizcom không chỉ là một bộ công cụ công nghệ, mà là nền tảng chuyển đổi số toàn diện, giúp doanh nghiệp định hình chiến lược và từng bước triển khai một cách bài bản. Thông qua việc đồng bộ các giải pháp như Bizcom Products (quản lý bán hàng), Bizcom Staff (quản trị nhân sự), Bizcom Customer (chăm sóc khách hàng), Bizcom Documents (quản lý tài liệu) hay Bizcom SmartChat (hệ thống tin nhắn thông minh), doanh nghiệp có thể bắt đầu từ một nhu cầu cụ thể nhưng vẫn đảm bảo khả năng mở rộng và tích hợp tổng thể trong tương lai.

Với Bizcom, doanh nghiệp không chỉ “chuyển đổi công nghệ”, mà còn chuyển đổi tư duy vận hành, hướng đến một hệ thống quản trị thống nhất, dữ liệu tập trung và chiến lược phát triển dài hạn, vững chắc.

>>> Tìm hiểu thêm về: Hệ sinh thái Bizcom giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình từ A-Z như thế nào (Phần 1)

2. Thiếu sự đồng thuận nội bộ

Một trong những rào cản lớn nhất khiến chuyển đổi số thất bại không nằm ở công nghệ, mà ở con người. Nhiều doanh nghiệp khi triển khai thường chỉ xuất phát từ quyết định của lãnh đạo, trong khi nhân viên, những người trực tiếp vận hành hệ thống lại chưa được tham gia vào quá trình này.

Khi không hiểu rõ mục tiêu và lợi ích, nhân viên dễ nảy sinh tâm lý chống đối, sợ thay đổi, hoặc coi việc áp dụng phần mềm là “gánh nặng thêm”. Thậm chí, bộ phận này muốn dùng nền tảng kia, phòng ban khác lại chọn công cụ riêng, dẫn đến mâu thuẫn trong cách làm việc và dữ liệu không đồng nhất.

Giải pháp từ Bizcom:
Bizcom tiếp cận chuyển đổi số không chỉ từ khía cạnh công nghệ, mà từ chiến lược con người. Nền tảng được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp nhân viên ở mọi cấp độ từ nhân sự, kinh doanh, marketing cho đến quản lý có thể làm quen nhanh chóng mà không cần kỹ năng kỹ thuật cao.

Quan trọng hơn, Bizcom cho phép phân quyền linh hoạt theo vai trò và nhu cầu của từng phòng ban. Nhờ đó, mỗi bộ phận đều thấy được giá trị thực tế của công cụ trong công việc hằng ngày: nhân sự tiết kiệm thời gian xử lý lương, kinh doanh nắm được chỉ tiêu theo thời gian thực, ban lãnh đạo theo dõi hiệu quả tổng thể trên một hệ thống duy nhất.

Chuyển đổi số chỉ thành công khi mọi người cùng hướng về một mục tiêu chung. Và Bizcom chính là nền tảng giúp doanh nghiệp thống nhất dữ liệu, đồng bộ quy trình và đồng lòng con người, ba yếu tố quyết định để vận hành bền vững trong kỷ nguyên số.

>>> Tìm hiểu thêm về: Cạnh tranh trong thời đại AI. Bizcom giúp doanh nghiệp bắt kịp cuộc chơi

3. Hệ thống dữ liệu phân tán và thiếu kết nối

Khi doanh nghiệp sử dụng quá nhiều phần mềm rời rạc cho từng bộ phận từ bán hàng, nhân sự, marketing cho đến kế toán, dữ liệu dễ bị “chia cắt” và không thể giao tiếp với nhau. Phòng kinh doanh nắm thông tin khách hàng nhưng không chia sẻ được cho bộ phận chăm sóc. Bộ phận nhân sự không cập nhật kịp biến động nhân viên để phòng kế toán điều chỉnh lương thưởng. Mỗi nơi một kiểu lưu trữ, khiến thông tin vừa trùng lặp, vừa thiếu chính xác.

Điều này không chỉ khiến doanh nghiệp mất kiểm soát dòng dữ liệu, mà còn tạo ra những quyết định sai lệch khi lãnh đạo không có cái nhìn toàn cảnh. Dữ liệu vốn là “nhiên liệu” cho quản trị thông minh, nhưng nếu phân tán, nó lại trở thành gánh nặng và rủi ro.

Giải pháp từ Bizcom:
Bizcom được xây dựng như một hệ sinh thái kết nối dữ liệu thống nhất, nơi mọi bộ phận có thể làm việc trên cùng một nền tảng nhưng vẫn đảm bảo tính riêng tư và bảo mật.

Các module như Bizcom Customer, Bizcom Products, Bizcom Staff, Bizcom Contracts, Bizcom SmartChat và Bizcom Documents hoạt động đồng bộ, chia sẻ thông tin theo thời gian thực. Khi khách hàng mới được tạo trong hệ thống bán hàng (Bizcom Products), dữ liệu tự động đồng bộ sang Bizcom Customer để bộ phận chăm sóc tiếp quản; hoặc khi hợp đồng ký kết trong Bizcom Contracts, hệ thống tự động cập nhật sang Bizcom Documents để lưu trữ và phân quyền truy cập phù hợp.

Nhờ đó, Bizcom không chỉ giúp xóa bỏ “bức tường dữ liệu” giữa các phòng ban, mà còn tạo ra một “nguồn dữ liệu trung tâm” (single source of truth) nền tảng vững chắc để doanh nghiệp vận hành thông minh, ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

>>> Tìm hiểu thêm về: Doanh nghiệp thất lạc hợp đồng, ký chậm. Bizcom Contracts số hóa toàn diện quy trình

4. Thiếu tiêu chuẩn và quy trình vận hành số hóa rõ ràng

Một trong những “nút thắt” lớn khiến chuyển đổi số thất bại nằm ở việc thiếu tiêu chuẩn và quy trình thống nhất giữa các phòng ban. Nhiều doanh nghiệp vẫn vận hành theo thói quen cũ: mỗi người một cách làm, mỗi bộ phận một biểu mẫu, một quy trình riêng. Khi số hóa, những bất đồng này càng trở nên rõ rệt, hệ thống không đồng bộ, dữ liệu không khớp, quy trình rời rạc và khó kiểm soát.

Thực tế, chuyển đổi số không chỉ là việc cài đặt phần mềm, mà là chuẩn hóa cách doanh nghiệp vận hành. Nếu quy trình không được xác định rõ ngay từ đầu, công nghệ sẽ không thể phát huy hiệu quả, thậm chí tạo ra thêm rào cản. Nhân viên dễ bị “choáng” trước quá nhiều công cụ, còn lãnh đạo thì không nắm được bức tranh tổng thể.

Giải pháp từ Bizcom:
Hệ sinh thái Bizcom được thiết kế dựa trên triết lý “số hóa phải gắn liền với thực tiễn vận hành”. Thay vì ép doanh nghiệp phải thay đổi toàn bộ mô hình làm việc, Bizcom cho phép tùy chỉnh linh hoạt quy trình theo đặc thù từng tổ chức.

Các giải pháp như Bizcom Products, Bizcom Staff, Bizcom Documents và Bizcom Contracts đều được xây dựng theo chuẩn quản trị hiện đại, giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập quy trình phê duyệt, kiểm tra, báo cáo, và lưu trữ thống nhất trên một nền tảng duy nhất.

Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ chuẩn hóa cách làm việc nội bộ, mà còn tạo ra môi trường minh bạch, có thể đo lường và cải tiến liên tục. Mỗi bước trong quy trình từ xử lý hợp đồng, quản lý nhân sự đến chăm sóc khách hàng đều được ghi nhận, tự động hóa và truy xuất dễ dàng.

Khi quy trình đã được chuẩn hóa, chuyển đổi số không còn là thử nghiệm, mà trở thành một phần tự nhiên trong văn hóa vận hành của doanh nghiệp.

5. Thiếu sự đồng thuận và năng lực số từ đội ngũ nhân sự

Một thực tế phổ biến trong quá trình chuyển đổi số là nhân viên không sẵn sàng thay đổi. Dù lãnh đạo đã đầu tư công nghệ, nhưng đội ngũ lại ngần ngại sử dụng, sợ sai hoặc cho rằng phần mềm “làm mất thời gian hơn Excel”. Tình trạng này khiến nhiều dự án chuyển đổi số rơi vào cảnh “trên nóng, dưới lạnh” lãnh đạo muốn tiến nhanh, còn nhân viên thì trì hoãn.

Nguyên nhân gốc rễ không chỉ nằm ở thiếu kỹ năng công nghệ, mà còn ở thiếu niềm tin và sự đồng thuận nội bộ. Nếu nhân sự không hiểu lợi ích của chuyển đổi số hoặc không được hỗ trợ đủ trong quá trình sử dụng, họ sẽ coi công cụ mới như một gánh nặng thay vì là trợ lý giúp mình làm việc hiệu quả hơn.

Giải pháp từ Bizcom:
Bizcom hiểu rằng công nghệ chỉ là một phần của chuyển đổi số yếu tố quyết định vẫn là con người. Vì vậy, các giải pháp trong hệ sinh thái Bizcom được phát triển với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giảm tối đa các thao tác phức tạp, giúp nhân viên ở mọi cấp độ có thể làm quen nhanh chóng mà không cần hiểu sâu về kỹ thuật.

Bên cạnh đó, Bizcom còn cung cấp hệ thống đào tạo và hướng dẫn chi tiết, từ video thực hành đến trung tâm hỗ trợ trực tuyến, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai và đồng bộ văn hóa số cho toàn bộ đội ngũ.

Đặc biệt, nhờ khả năng phân quyền, kiểm soát dữ liệu và minh bạch hiệu suất của các sản phẩm như Bizcom Staff, Bizcom SmartChat và Bizcom Products, người lao động sẽ thấy rõ giá trị thực tế mà chuyển đổi số mang lại: giảm thao tác thủ công, tăng năng suất, và được ghi nhận đúng theo kết quả công việc.

Chuyển đổi số không thể thành công nếu chỉ xuất phát từ lệnh của lãnh đạo, nó cần sự đồng hành của toàn bộ tổ chức. Và Bizcom chính là nền tảng giúp doanh nghiệp biến sự thay đổi từ “mệnh lệnh” thành “văn hóa số”, nơi mỗi nhân viên đều trở thành một phần của hành trình chuyển đổi.

5 khó khăn trên chỉ là phần nổi của tảng băng chìm khi doanh nghiệp bước vào hành trình chuyển đổi số. Ở phần 2, chúng ta sẽ tiếp tục đi sâu vào 5 vấn đề còn lại bao gồm bảo mật dữ liệu, chi phí đầu tư, tích hợp hệ thống, khả năng mở rộng và văn hóa số trong tổ chức, cùng hướng giải quyết toàn diện từ hệ sinh thái Bizcom.